AI導入支援会社の社員の属人化の解決方法

ブランディング戦略立案の仕事は、企業ごとに課題や方向性が異なるため、高度な提案力や企画力が求められます。

AI導入支援会社の属人化を減らし、案件を増やしても対応できる組織づくり

「AI導入の相談は増えているのに対応できる社員が限られている」

「似たような案件でも毎回一から対応している」

「経験豊富な社員に仕事が集中している」

「案件をもっと受注したいが、社員の工数が足りない」

AI導入支援や業務効率化を行う会社では、このようなお悩みが起こることがあります。

今回ご紹介するのは、静岡県で地方企業や店舗向けにAI導入支援・業務効率化のコンサルティングを行う従業員16名の企業です。

お客様の業務に合わせた支援ができることが強みである一方、開発・導入プロセスや社内のノウハウが十分に標準化されていませんでした。

そのため、似たような案件を受注しても担当者ごとに進め方が異なり、案件が増えるほど社員の工数が不足し、受注機会を逃しやすいことが課題になっていました。

そこで、業務プロセスと導入時に使用するひな型を標準化し、成功事例やノウハウを社内で共有できる仕組みを整えました。

さらに、提供サービスを整理してパッケージ化し、属人化を減らすことを社員一人ひとりの目標に設定。その達成度を人事評価と賞与へ反映しました。

その結果、社員の属人化解消への意識が高まり、会社の課題改善が進み、

売上　4,200万円増加
利益　2,000万円増加

につながりました。

お客様が抱えていた課題

この企業では、地方企業や店舗に対してAI導入や業務効率化を支援していました。

一方で、次のような課題がありました。

AI導入の進め方が担当者によって異なる

経験豊富な社員へ案件が集中する

過去案件のノウハウが十分に共有されていない

似た案件でも一から考える業務が多い

提案から導入までに必要な工数が大きい

新人へ案件を任せるまで時間がかかる

案件増加時に社員の工数が不足する

対応できず受注機会を逃す可能性がある

AI導入支援では、お客様ごとに業務内容や課題が違うため、個別対応は必要です。

しかし、すべてを個別対応にすると、

「案件が増えるほど忙しくなり、受注できなくなる」

という状態になってしまいます。

そこで、

「お客様ごとに考える部分」

と

「会社として共通化できる部分」

を分けることから改善を進めました。

AI導入支援会社で属人化が起こりやすい理由

AI導入支援では、お客様によって業種、業務内容、現在使用している仕組み、解決したい課題などが異なります。

経験豊富な社員ほど、

「この業務なら、この方法で効率化できそうだ」

「この会社では、まずこの業務から改善したほうがよい」

「この事例と似ているので、この進め方が使える」

といった判断ができるようになります。

これは会社にとって大切な財産です。

しかし、その判断方法が担当者本人の中だけにあると、

経験者へ案件が集中する
↓
案件ごとの対応時間が増える
↓
他の社員へ仕事を任せにくい
↓
受注できる案件数に限界が生まれる
↓
新しい相談が来ても対応できない

という状態になりやすくなります。

属人化を解消するとは、専門性をなくすことではありません。

経験豊富な社員が持っている知識や成功方法を、会社全体で活用できる形にすることです。

AI導入支援業務の属人化で起こりやすい10の課題

1．提案方法が担当者によって異なる
2．導入手順が案件ごとに変わる
3．過去の成功事例が十分に共有されない
4．似た案件でも一から考えることが多い
5．経験豊富な社員へ案件が集中する
6．新人教育に時間がかかる
7．案件ごとの作業時間を予測しにくい
8．案件増加時に人手不足が起こる
9．新規相談があっても受注できないことがある
10．売上を増やすために人員も増やし続ける必要がある

特に注意したいのは、

「専門的な仕事だから属人化して当然」

と考えてしまうことです。

専門的な判断が必要な部分を残しながら、ヒアリング、提案、導入、確認、報告などの共通部分を標準化することは可能です。

AI導入・業務効率化を仕組みに変える10の取り組み

1．相談から導入までの業務を見える化する

問い合わせから導入後の確認まで、現在の業務を整理します。

2．初回ヒアリングを標準化する

業務内容、課題、目的などの確認項目を統一します。

3．過去案件を分類する

業種や課題、改善内容などによって成功事例を整理します。

4．導入手順のひな型をつくる

共通して使用できる基本的な進め方を用意します。

5．成功ノウハウを共有する

成果につながった方法を会社の知識として蓄積します。

6．提案内容の基本形をつくる

毎回ゼロから提案を作成する業務を減らします。

7．サービスをパッケージ化する

よくある課題について、提供内容や進め方を整理します。

8．新人教育に標準手順を活用する

経験の少ない社員でも仕事を覚えやすい環境を整えます。

9．案件ごとの工数を確認する

どの工程に時間がかかっているのかを把握し、改善します。

10．仕組みづくりを人事評価する

標準化、知識共有、工数削減なども社員の成果として評価します。

相談から導入までを標準化し、案件を増やせる体制をつくる

AI導入支援では、お客様ごとの個別対応を残しながら、共通する業務を仕組みにすることが大切です。

例えば、

問い合わせ
↓
現状ヒアリング
↓
業務課題の整理
↓
改善方法の検討
↓
提案
↓
導入・開発
↓
確認・改善
↓
運用支援

という基本的な流れを整理します。

さらに、過去の案件を、

「問い合わせ対応を効率化した事例」

「文章作成を効率化した事例」

「社内情報の整理を改善した事例」

「店舗業務を効率化した事例」

など、解決した課題ごとに整理します。

すると新しい相談があった際にも、

「以前のこの事例が応用できそうだ」

と判断しやすくなります。

また、同じような相談が繰り返されている場合は、ヒアリング項目、提案内容、導入手順などをひな型にします。

個別対応が必要な部分だけを新たに考えることで、案件ごとの工数を減らしやすくなります。

つまり、

案件数を増やす
＝
社員の作業量を同じ割合で増やす

という状態から、

「過去の知識や仕組みを活用して案件を増やす」

という組織への転換を目指します。

会社の課題を社員目標と人事評価につなげる

標準化や知識共有は重要ですが、通常の案件対応が忙しいほど後回しになりやすい仕事でもあります。

そこで、

・導入プロセスを標準化する
・ヒアリング項目を整理する
・導入時のひな型を作成する
・成功事例を共有する
・過去のノウハウを蓄積する
・サービスをパッケージ化する
・案件ごとの工数を削減する
・新人が対応できる業務を増やす
・受注できる案件数を増やす
・会社全体の利益につながる改善を行う

といった経営課題を社員一人ひとりの目標へ落とし込みます。

そして、その達成度を人事評価で確認し、賞与へ反映します。

会社の課題
↓
社員の目標
↓
改善活動
↓
業務標準化・知識共有
↓
対応できる案件数の増加
↓
評価・賞与

という流れです。

これによって、

「自分自身が難しい案件を解決できる社員」

だけではなく、

「他の社員でも同じような案件に対応できる仕組みをつくった社員」

も評価できるようになります。

売上4,200万円・利益2,000万円増加につながった事例

今回の企業では、担当者の経験に依存していた業務プロセスを整理し、導入時に使用するひな型の標準化を進めました。

さらに、過去の成功事例やノウハウを共有しやすい形に整理し、サービスのパッケージ化にも取り組みました。

こうした属人化解消を社員一人ひとりの目標へ設定し、その達成度を人事評価と賞与へ反映しました。

その結果、社員自身が、

「自分が案件を処理する」

だけではなく、

「次に同じような案件が来たとき、他の社員でも対応できる状態をつくる」

ことを意識するようになりました。

会社の課題改善が進んだ結果、

売上　4,200万円増加
利益　2,000万円増加

につながりました。

重要なのは、

「もっと多くの案件を受注してください」

と求めただけではないことです。

「どうすれば同じ仕事を繰り返さなくて済むか」

「どうすれば過去の成功事例を次の案件へ活かせるか」

「どうすれば一部社員に頼らず案件を増やせるか」

という経営課題そのものを社員の目標にしたことがポイントです。

より具体的な解決方法についての無料セミナーを開催しています

セミナー申し込み：https://docs.google.com/forms/d/e/1FAIpQLSePiTnhA0IxsI5kL9TriLl5B51KeZ3T_nlRwNshEC4AXdv6KQ/viewform?c=0&flr=0&safe=active&vc=0&w=1

このようなお悩みをご相談いただけます

今回の考え方は、AI導入支援会社だけに限定されません。

システム開発会社、Web制作会社、広告会社、デザイン会社、営業支援会社、コンサルティング会社など、専門的な知識や経験を活かしてお客様を支援する企業にも活用できます。

特に、

「仕事ができる社員に案件が集中している」

「似た案件でも毎回一から対応している」

「案件はあるのに人手不足で受注できない」

「新人が一人前になるまで時間がかかる」

「社員が持っているノウハウを会社に残したい」

「社員を増やさずに対応できる案件数を増やしたい」

という企業では、業務の属人化を一度見直すことが大切です。

人事評価制度を「社員を採点する制度」だけではなく、「会社の課題を社員全員で解決する仕組み」として活用することで、属人化解消、人材育成、業務効率化、生産性向上、利益改善を同じ方向へ進めやすくなります。

全国のさまざまな業種の企業に対応しています。

現在の組織、人事評価、営業・開発・制作・コンサルティング業務の属人化についてお悩みがございましたら、お気軽にご相談ください。

ご相談はこちらからお送りいただけます。

よくあるご質問 FAQ

ブランディング戦略立案の仕事は、企業ごとに課題や方向性が異なるため、高度な提案力や企画力が求められます。