ネット通販支援会社の社員の属人化の解決方法

ブランディング戦略立案の仕事は、企業ごとに課題や方向性が異なるため、高度な提案力や企画力が求められます。

ネット通販支援会社の属人化を減らし、運用・制作・提案業務を安定させる組織づくり

「担当者によって仕事の進め方が違う」

「運用も制作もできる社員に仕事が集中している」

「案件が増えると納期が遅れそうになる」

「新しい社員へ仕事を任せるまで時間がかかる」

ネット通販の運用支援や制作、売上改善の提案を行う会社では、このようなお悩みが起こることがあります。

今回ご紹介するのは、大阪府でネット通販事業者を支援する従業員17名の企業です。

ネット通販モールを中心に、店舗運用の代行、売上改善の提案、ページや画像などのデザイン制作まで一貫して提供していました。

幅広いサービスを提供できることが強みである一方、運用・制作・提案と業務が多岐にわたり、仕事の進め方が担当者個人の経験やスキルに依存しやすくなっていました。

そのため、繁忙期や案件が増加した際には工数不足が起こり、納期遅延や新規案件を受けられない機会損失につながる可能性がありました。

そこで、業務プロセスを見える化し、標準化とマニュアル化を進めました。

さらに、会社の課題改善を社員一人ひとりの目標に設定し、その達成度を人事評価と賞与へ反映しました。

その結果、社員の属人化解消への意識が高まり、会社の課題改善が進み、

売上　4,000万円増加
利益　2,200万円増加

につながりました。

お客様が抱えていた課題

この企業では、ネット通販事業者に対して、運用・制作・売上改善の提案まで幅広い支援を行っていました。

一方で、次のような課題がありました。

運用業務の進め方が担当者によって異なる

制作ノウハウが一部社員に集中している

顧客への改善提案が担当者の経験に依存する

案件ごとの作業時間に差がある

繁忙期に特定社員へ仕事が集中する

案件増加時に納期が遅れやすい

新人へ仕事を任せるまで時間がかかる

受注できる案件数が社員の処理能力に左右される

幅広い業務に対応できることは、お客様にとって大きなメリットです。

しかし、すべての仕事を担当者の経験に任せてしまうと、

「案件が増えるほど社員が忙しくなる」

という状態になってしまいます。

そこで、

「担当者の判断が必要な仕事」

と

「会社として標準化できる仕事」

を分けることから改善を進めました。

ネット通販支援会社で属人化が起こりやすい理由

ネット通販の支援では、商品、価格、顧客層、競合、販売時期などによって必要な対応が異なります。

経験豊富な社員ほど、

「この商品なら、まずここを改善しよう」

「このページは、この部分を変更したほうがよい」

「この時期には、この施策を行ったほうがよい」

といった判断ができるようになります。

これは会社にとって大切な財産です。

しかし、その判断方法が本人の中だけに残っていると、

経験者へ仕事が集中する
↓
案件が増えると処理能力が不足する
↓
他の社員へ仕事を任せにくい
↓
納期遅延や機会損失が起こる
↓
会社を大きくしにくくなる

という状態になりやすくなります。

属人化を減らすとは、社員の経験や個性をなくすことではありません。

成果を出している社員の仕事の進め方を整理し、他の社員でも活用できる会社の仕組みに変えることです。

ネット通販支援業務の属人化で起こりやすい10の課題

1．運用方法が担当者によって異なる
2．制作ノウハウが特定社員に集中する
3．改善提案の内容が経験に左右される
4．案件ごとの作業時間を予測しにくい
5．繁忙期に一部社員へ仕事が集中する
6．新人教育に時間がかかる
7．担当者変更でサービス品質が変わる
8．案件増加によって納期遅延が起こりやすい
9．対応できず新規案件を逃すことがある
10．売上を増やしても利益を伸ばしにくい

特に注意したいのは、

「仕事のできる社員に任せれば早い」

という状態です。

短期的には効率的でも、その社員へ仕事が集中し続ければ、会社全体の成長を妨げる原因になることがあります。

運用・制作・提案業務を仕組みに変える10の取り組み

1．すべての業務を見える化する

運用、制作、顧客対応、改善提案などの業務を洗い出します。

2．案件開始時の確認事項を統一する

商品、顧客層、目標、課題など必要な情報を整理します。

3．日常の運用業務を標準化する

定期的に行う作業の手順や確認項目を統一します。

4．制作工程を標準化する

依頼、制作、確認、修正、納品までの流れを整理します。

5．チェックリストを作る

確認漏れや担当者による品質差を減らします。

6．成功した改善方法を共有する

成果につながった施策を会社のノウハウとして蓄積します。

7．改善提案の基本形をつくる

担当者だけに頼らず、お客様へ改善提案できる仕組みを整えます。

8．マニュアルを新人教育に活用する

先輩社員が毎回一から説明する負担を減らします。

9．案件ごとの作業時間を確認する

工数を把握し、負担の大きい業務を改善します。

10．仕組みづくりを人事評価する

標準化、ノウハウ共有、業務改善も社員の成果として評価します。

受注から運用・制作・改善提案までを標準化する

ネット通販支援会社では、業務を一部分だけ標準化するのではなく、お客様から相談を受けてから継続支援するまでの流れを整理することが大切です。

例えば、

問い合わせ・相談
↓
現状確認
↓
課題の整理
↓
支援内容の提案
↓
受注
↓
運用・制作
↓
効果確認
↓
改善提案
↓
継続支援

という基本的な流れをつくります。

さらに、それぞれの工程について、

誰が担当するのか

何を確認するのか

どのような順番で進めるのか

どこで上司が確認するのか

どのくらいの時間をかけるのか

を整理します。

これによって、担当者が変わるたびに仕事の進め方まで変わる状態を減らせます。

また、過去に成果が出た改善事例を、

商品の見せ方

ページ改善

販売促進

顧客への提案

運用改善

などに分類して蓄積します。

すると、経験豊富な社員の頭の中にあったノウハウを、新人や他の社員も利用できるようになります。

会社の課題を社員目標と人事評価につなげる

業務の標準化やマニュアル作成は重要ですが、通常業務が忙しいほど後回しになりやすい仕事でもあります。

そこで、

・運用業務を標準化する
・制作工程をマニュアル化する
・チェックリストを作成する
・作業時間を短縮する
・成功事例を共有する
・新人が担当できる業務を増やす
・改善提案の方法を共有する
・納期遅延を減らす
・一人当たりの対応案件数を改善する
・会社全体の利益につながる仕組みをつくる

といった経営課題を社員一人ひとりの目標へ落とし込みます。

そして、その達成度を人事評価で確認し、賞与へ反映します。

会社の課題
↓
社員の目標
↓
業務改善
↓
標準化・マニュアル化
↓
生産性・対応力向上
↓
評価・賞与

という流れです。

これによって、

「自分自身がたくさんの案件を処理できる社員」

だけではなく、

「他の社員も同じ仕事ができる仕組みをつくった社員」

も評価できるようになります。

売上4,000万円・利益2,200万円増加につながった事例

今回の企業では、運用・制作・提案と幅広くなっていた業務プロセスを整理し、標準化とマニュアル化を進めました。

さらに、属人化の解消や業務の再現性向上を会社の課題として明確にし、社員一人ひとりの目標へ設定しました。

その達成度を人事評価と賞与へ反映したことで、社員自身が属人化の解消を意識して仕事に取り組むようになりました。

その結果、会社の課題改善が進み、

売上　4,000万円増加
利益　2,200万円増加

につながりました。

重要なのは、

「もっと多くの案件を担当してください」

と求めるだけではないことです。

「どうすれば同じ仕事を短い時間でできるか」

「どうすれば自分以外の社員にも任せられるか」

「どうすれば成功した方法を会社全体で共有できるか」

という経営課題を社員自身が考える仕組みにしたことがポイントです。

社員数を増やすだけではなく、一人ひとりが持っているノウハウを会社の財産に変えることで、案件増加にも対応しやすい組織を目指せます。

より具体的な解決方法についての無料セミナーを開催しています

セミナー申し込み：https://docs.google.com/forms/d/e/1FAIpQLSePiTnhA0IxsI5kL9TriLl5B51KeZ3T_nlRwNshEC4AXdv6KQ/viewform?c=0&flr=0&safe=active&vc=0&w=1

このようなお悩みをご相談いただけます

今回の考え方は、ネット通販支援会社だけに限定されません。

Web制作会社、広告会社、デザイン会社、システム開発会社、営業支援会社、コンサルティング会社など、複数の業務を組み合わせてサービスを提供する企業にも活用できます。

特に、

「仕事ができる社員に案件が集中している」

「担当者によって仕事の品質が違う」

「案件が増えると残業や納期遅延が増える」

「新人が一人前になるまで時間がかかる」

「仕事は増えているのに利益が思うように増えない」

「社員が持っているノウハウを会社に残したい」

という企業では、業務の属人化を一度見直すことが大切です。

人事評価制度を「社員を採点する制度」だけではなく、「会社の課題を社員全員で解決する仕組み」として活用することで、属人化解消、人材育成、生産性向上、サービス品質の安定、利益改善を同じ方向へ進めやすくなります。

全国のさまざまな業種の企業に対応しています。

現在の組織、人事評価、営業・制作・運用業務の属人化についてお悩みがございましたら、お気軽にご相談ください。

ご相談はこちらからお送りいただけます。

よくあるご質問 FAQ

ブランディング戦略立案の仕事は、企業ごとに課題や方向性が異なるため、高度な提案力や企画力が求められます。