助成金支援会社の社員の属人化の解決方法

ブランディング戦略立案の仕事は、企業ごとに課題や方向性が異なるため、高度な提案力や企画力が求められます。

助成金支援会社の属人化を減らし、案件処理と営業を安定させる組織づくり

「申請業務を任せられる社員が限られている」

「経験のある社員に案件が集中している」

「担当者によって書類作成の進め方が違う」

「案件が増えると処理が追いつかなくなる」

助成金の申請支援を行う会社では、このようなお悩みが起こることがあります。

今回ご紹介するのは、北海道で中小企業向けに助成金コンサルティング、申請支援、申請書類の作成、就業規則の整備などを行う従業員16名の企業です。

申請から受給まで一貫して支援できることが強みである一方、制度知識や書類作成のノウハウが一部社員に集中しやすく、案件増加時には処理のボトルネックが生まれることが課題でした。

そこで、申請業務の標準化とノウハウ共有を進めるとともに、新規相談から契約までの営業導線も整理しました。

さらに、こうした会社の課題を社員一人ひとりの目標へ設定し、その達成度を人事評価と賞与へ反映しました。

その結果、社員の属人化解消への意識が高まり、会社の課題改善が進み、

売上　4,200万円増加
利益　2,000万円増加

につながりました。

お客様が抱えていた課題

この企業では、中小企業から助成金に関する相談を受け、制度の確認から申請書類作成、就業規則整備などまで支援していました。

一方で、次のような課題がありました。

制度に詳しい社員へ相談が集中する

申請書類の作成方法が担当者によって違う

案件管理が個人の経験に依存している

必要書類の確認に時間がかかる

過去の申請事例を十分に活用できない

新人社員へ案件を任せるまで時間がかかる

案件が集中すると処理が遅れやすい

営業方法や新規相談の獲得も一部社員に依存する

助成金支援では、制度ごとの要件確認や丁寧な書類作成が重要です。

しかし、すべてを担当者個人の経験へ頼ると、

「できる社員の人数＝対応できる案件数」

になりやすく、事業拡大の妨げになります。

そこで、専門判断を残しながら、共通している業務を仕組みに変えていくことを重要な課題としました。

助成金支援業務で属人化が起こりやすい理由

助成金の申請では、企業によって社員数、就業状況、制度の利用目的、必要書類などが異なります。

経験豊富な社員ほど、

「この企業なら、この制度が検討できる」

「この書類を先に確認したほうがよい」

「この部分は申請前に整備しておく必要がある」

といった判断ができるようになります。

これは会社にとって大切な財産です。

しかし、その知識が本人の頭の中だけにあると、

経験者へ案件が集中する
↓
確認作業が増える
↓
新人へ任せにくくなる
↓
案件数を増やせない
↓
受注機会を逃す

という状態になりやすくなります。

属人化の解消とは、専門知識を単純化することではありません。

経験豊富な社員が持つ知識のうち、他の社員にも共有できる部分を会社の財産へ変えていくことです。

助成金支援の属人化で起こりやすい10の課題

1．制度に詳しい社員へ案件が集中する
2．担当者によって確認方法が異なる
3．必要書類の確認漏れが起こりやすい
4．申請書類の作成時間に差が出る
5．過去の成功事例を十分に再利用できない
6．新人教育に時間がかかる
7．担当者変更時の引き継ぎが難しい
8．案件数が増えると処理が滞りやすい
9．新規顧客獲得が一部社員の営業力に依存する
10．売上が増えても工数も増え、利益が残りにくい

特に注意したいのは、

「経験者が頑張っているので、今のところ問題なく処理できている」

という状態です。

案件の急増や経験者の退職をきっかけに、属人化の問題が一気に表面化することがあります。

助成金業務と営業を仕組みに変える10の取り組み

1．相談内容を分類する

よくある助成金相談や企業の課題を整理します。

2．初回ヒアリングを標準化する

社員数、雇用状況、現在の制度など確認項目を統一します。

3．必要書類のチェックリストを作る

確認漏れや追加依頼を減らします。

4．申請業務の流れを見える化する

相談から申請、受給確認までの工程を整理します。

5．書類作成の基本形を整える

毎回一から考える部分を減らします。

6．過去の事例を蓄積する

成功事例や注意点を会社のノウハウにします。

7．案件管理を統一する

進捗状況を担当者以外も確認できるようにします。

8．新人教育を仕組みにする

基礎知識から実務まで段階的に学べるようにします。

9．相談から契約までの営業導線を整理する

担当者個人の営業方法だけに頼らない仕組みをつくります。

10．業務改善を人事評価する

標準化、教育、ノウハウ共有も社員の正式な成果として評価します。

相談から申請・受給までの流れを標準化する

助成金支援では、案件ごとに制度や条件が違っていても、仕事の基本的な流れには共通点があります。

例えば、

問い合わせ
↓
初回ヒアリング
↓
利用可能性の確認
↓
必要書類の案内
↓
就業環境などの確認
↓
申請準備
↓
書類作成
↓
内容確認
↓
申請
↓
進捗管理

という流れです。

この工程を明確にすると、

「どこで時間がかかっているのか」

「どこが特定社員に依存しているのか」

「新人へ任せられる工程はどこか」

が見えやすくなります。

例えば、必要書類の案内や進捗確認などを標準化できれば、経験豊富な社員は制度判断や重要な確認など、より専門性が必要な仕事へ集中できます。

営業も紹介や個人の人脈だけに依存させない

業務を標準化して対応できる案件数を増やしても、新規相談が安定して入らなければ売上は安定しません。

そこで営業についても、

情報発信
↓
問い合わせ
↓
初回相談
↓
対象となる可能性の確認
↓
支援内容の説明
↓
提案
↓
契約

という流れを整理します。

また、

「どのような会社が相談対象なのか」

「どのような悩みを持つ企業に役立てるのか」

をホームページなどで明確にしておくことも重要です。

例えば、

人材採用を増やしたい企業

社員教育を強化したい企業

雇用環境を整備したい企業

就業規則を見直したい企業

など、お客様自身が「自社にも関係がありそうだ」と分かる情報を発信します。

業務と営業の両方を仕組みにすることで、安定した事業運営につなげやすくなります。

会社の課題を社員目標と人事評価につなげる

標準化やマニュアル作成は、日々の申請業務が忙しいほど後回しになりがちです。

そこで、

・申請業務を標準化する
・チェックリストを作成する
・書類作成時間を短縮する
・過去事例を共有する
・案件管理方法を改善する
・新人社員を育成する
・他の社員でも担当できる業務を増やす
・営業プロセスを標準化する
・新規相談につながる仕組みをつくる
・会社全体の利益につながる改善を行う

といった経営課題を社員一人ひとりの目標へ落とし込みます。

そして、その達成度を人事評価で確認し、賞与へ反映します。

会社の課題
↓
社員の目標
↓
改善行動
↓
業務・営業の標準化
↓
生産性・受注力向上
↓
評価・賞与

という流れです。

これにより、

「自分が多くの案件を処理する社員」

だけでなく、

「他の社員も効率よく案件を処理できる仕組みをつくった社員」

も評価できるようになります。

売上4,200万円・利益2,000万円増加につながった事例

今回の企業では、特定社員へ依存していた助成金支援業務について、業務の標準化とノウハウ共有を進めました。

さらに、新規相談から契約までの営業導線についても再現しやすい流れへ整えました。

こうした会社の課題を社員一人ひとりの目標へ設定し、その達成度を人事評価と賞与へ反映しました。

その結果、社員自身が、

「自分だけが案件を処理できる状態」

ではなく、

「会社全体で案件を処理できる状態」

を意識するようになりました。

会社の課題改善が進んだ結果、

売上　4,200万円増加
利益　2,000万円増加

につながりました。

重要なのは、

「もっと多く申請してください」

「もっと営業してください」

と求めただけではないことです。

「どうすれば同じ品質で多くの案件を処理できるか」

「どうすればノウハウを他の社員へ共有できるか」

「どうすれば安定して相談が入る営業導線をつくれるか」

という経営課題そのものを社員の目標にしたことがポイントです。

より具体的な解決方法についての無料セミナーを開催しています

セミナー申し込み：https://docs.google.com/forms/d/e/1FAIpQLSePiTnhA0IxsI5kL9TriLl5B51KeZ3T_nlRwNshEC4AXdv6KQ/viewform?c=0&flr=0&safe=active&vc=0&w=1

このようなお悩みをご相談いただけます

今回の考え方は、助成金支援会社だけに限定されません。

補助金支援会社、税理士事務所、社会保険労務士事務所、行政書士事務所、コンサルティング会社など、専門知識を使って個別案件を処理する企業にも活用できます。

特に、

「一部の社員に案件が集中している」

「担当者によって処理時間や品質が違う」

「新人へ仕事を任せるまで時間がかかる」

「案件が増えると処理が追いつかない」

「紹介以外からも新規相談を増やしたい」

という企業では、業務と営業の属人化を一度見直すことが大切です。

人事評価制度を「社員を採点する制度」だけではなく、「会社の課題を社員全員で解決する仕組み」として活用することで、属人化解消、人材育成、生産性向上、新規顧客獲得、利益改善を一緒に進めやすくなります。

全国のさまざまな業種の企業に対応しています。

現在の組織、人事評価、業務や営業の属人化についてお悩みがございましたら、お気軽にご相談ください。

ご相談はこちらからお送りいただけます。

よくあるご質問 FAQ

ブランディング戦略立案の仕事は、企業ごとに課題や方向性が異なるため、高度な提案力や企画力が求められます。