採用支援会社の社員の属人化の解決方法

ブランディング戦略立案の仕事は、企業ごとに課題や方向性が異なるため、高度な提案力や企画力が求められます。

採用支援会社の属人化を減らし、イベント運営と継続受注を安定させる組織づくり

「イベントごとに準備方法が違う」

「できる社員に企画や企業対応が集中している」

「担当者によって学生とのマッチング品質に差が出る」

「一度利用いただいた企業が、次回も利用してくれるとは限らない」

採用イベントや新卒採用支援を行う会社では、このような課題が起こることがあります。

今回ご紹介するのは、神奈川県で新卒向けの逆求人イベントを中心に、企業の採用課題と学生の希望をつなぐサービスを提供する従業員22名の企業です。

企業と学生の双方に合わせた丁寧な運営が強みである一方、イベント企画、集客、企業対応、学生対応、マッチングなどの進め方が担当者の経験に依存しやすい状態になっていました。

そのため、イベントを増やそうとしても業務負担が大きくなり、同じ品質で事業を拡大しにくいことが課題でした。

さらに、イベント終了後の企業へのフォローも十分に仕組み化されておらず、一度利用した企業から継続的に受注する流れにも改善の余地がありました。

そこで、業務プロセスを見える化し、イベント運営をマニュアル化。

さらに、こうした会社の課題改善を社員一人ひとりの目標へ設定し、達成度を人事評価と賞与へ反映しました。

その結果、社員の属人化解消への意識が高まり、会社の課題改善が進み、

売上　5,100万円増加
利益　2,500万円増加

につながりました。

お客様が抱えていた課題

この企業では、企業と学生をつなぐ新卒採用イベントを企画・運営していました。

一方で、次のような課題がありました。

イベント企画が一部の社員に集中する

企業集客の方法が担当者によって違う

学生集客のノウハウが十分に共有されていない

企業と学生のマッチング方法が担当者の経験に依存する

イベント準備の進め方が毎回異なる

開催直前になると一部社員へ仕事が集中する

イベント後の企業フォローが担当者任せになる

既存企業からの継続利用を増やす仕組みが弱い

採用イベントでは、企業ごとの採用課題や学生一人ひとりの希望が異なります。

そのため、柔軟な個別対応は大切です。

しかし、すべてを担当者個人の経験に任せると、

「イベントを増やすほど社員が忙しくなる」

という状態になってしまいます。

そこで、

「個別対応が必要な部分」

と

「標準化できる部分」

を分けることから改善を進めました。

採用イベント会社で属人化が起こりやすい理由

採用イベントでは、参加企業によって採用したい人物像、業種、仕事内容、採用人数などが異なります。

学生側も、希望する業界、仕事、働き方、価値観がそれぞれ異なります。

そのため、経験豊富な社員ほど、

「この企業には、この学生層が合いそうだ」

「この企業には、イベント前にここを確認したほうがよい」

「この学生には、この企業を紹介すると興味を持ちやすい」

といった判断ができるようになります。

これは会社にとって大切な財産です。

しかし、その判断方法が本人の中だけに残っていると、

経験者へ仕事が集中する
↓
イベント数を増やしにくい
↓
若手社員へ仕事を任せにくい
↓
会社全体の成長が一部社員に左右される

という状態になりやすくなります。

属人化を解消するとは、担当者の個性をなくすことではありません。

経験豊富な社員のノウハウのうち、共有できる部分を会社全体で活用できる形にすることです。

採用イベント運営で起こりやすい10の課題

1．イベント企画が特定社員に集中する
2．企業集客の方法が担当者によって異なる
3．学生集客の成功方法が共有されない
4．企業へのヒアリング内容が統一されていない
5．マッチング判断が経験者に依存する
6．イベント準備に必要以上の工数がかかる
7．若手社員が一人で運営できるまで時間がかかる
8．開催直前に業務が集中する
9．イベント後の企業フォローが担当者任せになる
10．既存企業の継続利用につながりにくい

特に注意したいのは、

「イベント自体は成功しているので問題ない」

という状態です。

現在のイベントが成功していても、その成功方法が特定社員にしか分からなければ、イベント数を増やしたときに品質を維持できなくなる可能性があります。

イベント運営を仕組みに変える10の取り組み

1．イベント開催までの流れを見える化する

企画から開催後のフォローまでを整理します。

2．企業ヒアリングを標準化する

採用人数、人物像、仕事内容など確認項目を統一します。

3．学生集客の成功方法を共有する

反応が良かった募集方法や訴求内容を蓄積します。

4．企業集客の流れを整理する

営業対象、提案方法、フォロー方法を標準化します。

5．準備業務をチェックリスト化する

確認漏れや直前のやり直しを減らします。

6．マッチング基準を整理する

どのような観点で企業と学生をつなぐかを共有します。

7．運営マニュアルを作る

当日の進行や役割分担を分かりやすくします。

8．終了後に振り返りを行う

企業・学生の反応や改善点を会社の財産として残します。

9．既存企業への継続提案を仕組みにする

イベント終了後の採用状況を確認し、次回利用につなげます。

10．改善活動を人事評価する

標準化、ノウハウ共有、継続利用の改善も社員の正式な目標にします。

企画からイベント後までを一つの業務プロセスにする

採用イベントは、開催当日だけが仕事ではありません。

例えば、

イベント企画
↓
参加企業の募集
↓
学生募集
↓
企業へのヒアリング
↓
学生情報の整理
↓
マッチング準備
↓
イベント開催
↓
企業・学生へのフォロー
↓
採用結果の確認
↓
次回提案

という流れがあります。

この流れを見える化すると、

「どこで時間がかかっているか」

「どこが特定社員に依存しているか」

「どこで企業が離れているか」

が分かりやすくなります。

特に重要なのがイベント終了後です。

企業にとっての目的は、

「イベントへ参加すること」

ではなく、

「良い人材を採用すること」

です。

そのため、イベント後も採用状況を確認し、

「その後、学生との選考はどうなりましたか」

「今回どのような学生の反応が良かったですか」

「次回はどのような採用課題を解決したいですか」

と確認することで、次の支援につなげやすくなります。

既存企業の継続利用を増やす仕組みをつくる

採用支援会社が安定して成長するためには、新規企業の獲得だけでなく、一度利用した企業との継続的な関係が重要です。

そこで、

イベント参加
↓
採用結果の確認
↓
採用課題の振り返り
↓
次年度の採用計画確認
↓
改善提案
↓
次回イベント・別サービスの提案

という流れをつくります。

担当者が、

「そろそろ連絡してみよう」

と思ったときだけ連絡するのではなく、会社としてフォロー時期を決めます。

また、

参加企業数

商談数

イベント参加率

選考移行率

採用決定率

継続利用率

などを確認すると、どこを改善すれば売上が伸びるのかも分かりやすくなります。

新規顧客を毎回ゼロから探すだけでなく、既存顧客との関係を深めることで、安定した受注につながります。

会社の課題を社員目標と人事評価につなげる

イベント運営の改善やマニュアルづくりは、日々の業務が忙しいほど後回しになりがちです。

そこで、

・イベント運営を標準化する
・企業ヒアリングを改善する
・学生集客方法を共有する
・運営マニュアルを作成する
・準備時間を短縮する
・成功事例を共有する
・若手社員でも運営できる仕事を増やす
・企業へのフォローを仕組みにする
・継続利用率を改善する
・会社全体の利益につながる改善を行う

といった経営課題を社員一人ひとりの目標へ落とし込みます。

そして、その達成度を人事評価で確認し、賞与へ反映します。

会社の課題
↓
社員の目標
↓
改善行動
↓
イベント運営の標準化
↓
生産性・継続利用率向上
↓
評価・賞与

という流れです。

これによって、

「自分自身がイベントを成功させる社員」

だけではなく、

「他の社員でもイベントを成功させられる仕組みをつくった社員」

も評価できるようになります。

売上5,100万円・利益2,500万円増加につながった事例

今回の企業では、イベント企画、集客、マッチング、運営などの業務プロセスを見える化し、マニュアル整備を進めました。

さらに、イベント運営の再現性を高めることを社員一人ひとりの目標へ設定し、その達成度を人事評価と賞与へ反映しました。

その結果、社員自身が、

「自分がイベントを成功させる」

だけではなく、

「会社として安定して成功できる方法をつくる」

ことを意識するようになりました。

会社の課題改善が進んだ結果、

売上　5,100万円増加
利益　2,500万円増加

につながりました。

重要なのは、

「もっとイベントを増やしてください」

「もっと企業を集めてください」

と求めただけではないことです。

「どうすれば同じ品質でイベント数を増やせるか」

「どうすれば運営ノウハウを他の社員へ共有できるか」

「どうすれば一度利用した企業に継続して価値を提供できるか」

という経営課題そのものを社員の目標にしたことがポイントです。

より具体的な解決方法についての無料セミナーを開催しています

セミナー申し込み：https://docs.google.com/forms/d/e/1FAIpQLSePiTnhA0IxsI5kL9TriLl5B51KeZ3T_nlRwNshEC4AXdv6KQ/viewform?c=0&flr=0&safe=active&vc=0&w=1

このようなお悩みをご相談いただけます

今回の考え方は、新卒採用イベント会社だけに限定されません。

採用支援会社、人材紹介会社、研修会社、イベント会社、営業支援会社、コンサルティング会社などにも活用できます。

特に、

「イベント運営が一部社員に依存している」

「担当者によってサービス品質が違う」

「社員を増やしても事業を拡大しにくい」

「一度利用した顧客が継続利用につながらない」

「業務ノウハウを会社の財産として残したい」

という企業では、業務の属人化と既存顧客へのフォローを一緒に見直すことが大切です。

人事評価制度を「社員を採点する制度」だけではなく、「会社の課題を社員全員で解決する仕組み」として活用することで、属人化解消、人材育成、生産性向上、継続受注、利益改善を同じ方向へ進めやすくなります。

全国のさまざまな業種の企業に対応しています。

現在の組織、人事評価、業務の属人化や継続受注についてお悩みがございましたら、お気軽にご相談ください。

ご相談はこちらからお送りいただけます。

よくあるご質問 FAQ

ブランディング戦略立案の仕事は、企業ごとに課題や方向性が異なるため、高度な提案力や企画力が求められます。