Webマーケティング会社の社員の属人化の解決方法

ブランディング戦略立案の仕事は、企業ごとに課題や方向性が異なるため、高度な提案力や企画力が求められます。

専門サービスの属人化を減らし、利益を伸ばす組織づくり

「専門的な仕事を任せられる社員が限られている」

「担当者によって仕事の進め方や品質が違う」

「案件が増えるほど社員の負担が大きくなる」

「優秀な社員のノウハウが会社に残らない」

このようなお悩みは、専門知識を提供する企業で起こりやすい課題です。

今回ご紹介するのは、東京都でWebマーケティング、サイト改善、インターネット上の誹謗中傷や炎上への対応などを行う従業員16名の企業です。

専門性の高さが強みである一方、案件ごとの判断や対応方法が担当者個人の経験に依存しやすく、仕事が増えるほど人手と時間が必要になることが課題でした。

そこで、業務の標準化・ドキュメント化を進め、提供するサービスを整理。

さらに、その改善を社員の目標として設定し、達成度を人事評価と賞与へ反映しました。

その結果、社員の属人化解消への意識が高まり、会社の課題改善が進み、売上4,300万円、利益2,000万円の増加につながりました。

お客様が抱えていた課題

この企業は、Web集客やサイト改善に加え、インターネット上の評判やトラブルへの対応など、専門知識が必要なサービスを提供しています。

専門性が競争力になる一方で、

案件ごとに対応内容が違う

担当者の経験によって判断が変わる

ノウハウが個人に蓄積される

担当者が変わると同じ品質を再現しにくい

案件が増えるほど社員の工数も増える

という状態が起こりやすくなっていました。

つまり、売上を増やそうとすると人手も必要になる「労働集約型」の構造が、利益率向上と事業拡大の壁になっていたのです。

そこで、社員個人の能力だけに頼るのではなく、

「成果を出している人の仕事を、会社の仕組みに変える」

ことを課題解決の中心にしました。

専門サービスが属人化しやすい理由

専門性の高い仕事では、経験を積んだ社員ほど、

「このケースならこの方法がよい」

「このお客様には、この提案が適している」

といった判断ができるようになります。

これは会社にとって大切な財産です。

しかし、その判断基準が本人の頭の中だけにあると、担当者が休んだり退職したりしたときに仕事が止まる可能性があります。

新人を採用しても、仕事を覚えるまで長い時間が必要になります。

さらに案件が増えるたびに経験者の負担が増えれば、売上が伸びても利益が思うように残らないことがあります。

そこで重要になるのが、

個人の経験
↓
成功パターンの整理
↓
会社のノウハウ
↓
他の社員が活用
↓
成果の再現

という流れです。

属人化した会社で起こりやすい10の課題

1．担当者によってサービス品質が変わる
2．優秀な社員に仕事が集中する
3．新人教育に時間がかかる
4．判断基準が社員ごとに異なる
5．過去の成功事例が共有されない
6．同じような仕事を毎回一から行う
7．見積もりや提案方法にばらつきが出る
8．担当者が休むと業務が滞る
9．案件増加に合わせて人員も必要になる
10．売上が伸びても利益率を高めにくい

この状態で大切なのは、単にマニュアルを作ることではありません。

「どの業務を標準化できるのか」

「どの部分は専門家の判断を残すのか」

を分けることです。

属人化を減らすために進めた10の取り組み

1．業務の流れを見える化する

受注から納品まで、誰が何をしているのか整理します。

2．繰り返している業務を抽出する

案件が違っても共通して行っている仕事を探します。

3．判断基準を文章にする

経験者が何を基準に判断しているのかを整理します。

4．成功事例を残す

成果につながった方法を会社のノウハウとして蓄積します。

5．失敗事例も共有する

うまくいかなかった理由も次の案件に活用します。

6．提案方法を標準化する

提案書や説明内容の基本形を整えます。

7．業務をドキュメント化する

新人でも確認できる手順や資料を作ります。

8．サービスを整理する

毎回完全な個別対応にせず、共通部分をまとめます。

9．社員同士でノウハウを共有する

個人の知識を会社全体で利用できる状態にします。

10．改善活動を人事評価する

標準化や共有への取り組みを社員の正式な目標にします。

標準化しても専門サービスの強みは失われない

「仕事を標準化すると、サービスの質が下がるのではないか」

と心配される経営者もいらっしゃいます。

しかし、すべてを同じ方法にする必要はありません。

例えば、

ヒアリング
↓
課題整理
↓
基本的な分析
↓
提案
↓
実行
↓
効果確認

という共通部分は標準化できます。

そのうえで、高度な判断が必要な部分は専門家が担当します。

つまり、

「標準化できる仕事」と「専門家だからできる仕事」

を分ける考え方です。

これにより、経験豊富な社員は高度な仕事へ集中しやすくなり、若手社員にも仕事を任せやすくなります。

人事評価を会社の課題解決につなげる

経営者が、

「マニュアルを作ってください」

「ノウハウを共有してください」

と伝えるだけでは、日々の案件対応が優先され、改善活動が後回しになりがちです。

そこで今回、人事評価を活用しました。

例えば、

・業務手順を標準化する
・成功事例を共有する
・提案資料を改善する
・新人教育の仕組みを作る
・作業時間を削減する
・他の社員でも対応できる業務を増やす

といった内容を社員の目標にします。

そして達成度を確認し、賞与へ反映します。

これによって、

「自分が成果を出す」

だけでなく、

「会社全体が成果を出せる仕組みを作る」

ことも評価対象になります。

売上4,300万円・利益2,000万円増加につながった事例

この企業では、業務の標準化とドキュメント化を進め、個人に蓄積されていたノウハウを会社で共有できる形へ整理しました。

さらに、提供サービスの共通部分を整理し、毎回すべてを一から行う状態を減らしました。

こうした属人化解消への取り組みを社員の目標として設定し、その達成度を人事評価と賞与へ反映しました。

その結果、社員自身が会社の課題解決を意識するようになり、

売上　4,300万円増加
利益　2,000万円増加

という成果につながりました。

重要なのは、人事評価を単なる「社員を評価する制度」にしなかったことです。

会社の課題と社員の目標をつなげることで、社員の成長と会社の業績改善を同じ方向へ向けました。

このような企業のご相談に対応しています

今回の考え方はWeb関連企業だけでなく、コンサルティング会社、システム開発会社、士業事務所、設計会社、制作会社、営業支援会社など、専門知識を提供する企業にも活用できます。

特に、

「優秀な社員に仕事が集中している」

「担当者が変わると品質が落ちる」

「社員を増やしてもなかなか戦力化できない」

「ノウハウが会社に残らない」

「売上は伸びても利益が増えにくい」

という企業では、属人化が成長を妨げていないか確認することが大切です。

会社の課題
↓
社員の目標
↓
改善行動
↓
人事評価
↓
賞与

という流れを作ることで、属人化解消、人材育成、業務効率化、利益改善を一緒に進めやすくなります。

全国のさまざまな業種の企業に対応しています。

現在の組織や人事評価についてお悩みがございましたら、まずはお気軽にご相談ください。

ご相談はこちらからお送りいただけます。

よくあるご質問 FAQ

ブランディング戦略立案の仕事は、企業ごとに課題や方向性が異なるため、高度な提案力や企画力が求められます。