IT企業の社員の属人化の解決方法

ブランディング戦略立案の仕事は、企業ごとに課題や方向性が異なるため、高度な提案力や企画力が求められます。

IT企業の属人化を解消し、案件が増えても利益を残せる組織をつくる方法

「仕事のできる社員に案件が集中している」
「担当者によって開発や品質管理の進め方が違う」
「案件が増えるほど社員が忙しくなる」
「売上は増えているのに利益が思うように残らない」

このようなお悩みは、システム開発や品質保証など、社員の専門知識がサービス品質を左右するIT企業で起こりやすい問題です。

今回ご紹介するのは、東京都でソフトウェア開発・品質保証を中心に、企業のデジタル化支援などを行う従業員17名の企業です。

個別案件への対応が多く、業務が社員の経験やスキルに依存しやすいため、案件ごとの工数増加、受注機会の取りこぼし、利益率の低下などが課題となっていました。

そこで、業務プロセスの標準化、ノウハウ共有、定型業務の効率化などを社員の目標に設定し、達成度を人事評価と賞与へ反映しました。

その結果、社員の属人化解消への意識が高まり、売上4,300万円、利益2,000万円の増加につながりました。

お客様の課題

東京都でソフトウェア開発や品質保証などを行う従業員17名の企業です。
専門性の高いサービスを提供できる一方で、個別案件への対応が多く、社員それぞれの経験や技術に仕事が依存しやすい状況でした。

具体的には、
・特定の社員に専門的な業務が集中する
・担当者によって仕事の進め方が異なる
・過去案件のノウハウが十分に共有されない
・似た案件でも同じ作業を繰り返している
・案件ごとに想定以上の工数が発生する
・社員が忙しく新しい案件を受注できない
・売上が増えても利益が比例して増えにくい
という課題がありました。

そこで、「社員個人が持つ知識」を「会社全体で再利用できる仕組み」へ変えることから改善を進めました。

IT企業の属人化で起こりやすい10の問題

IT企業で属人化が進むと、次のような問題が起こりやすくなります。

1．優秀な社員に重要案件が集中する
2．担当者によって品質に差が生まれる
3．案件ごとの工数が増えやすくなる
4．過去の開発ノウハウを再利用できない
5．新人育成に時間がかかる
6．担当者が休むと仕事が止まりやすい
7．納期遅延や手戻りが発生する
8．新しい案件を受注する余力がなくなる
9．売上が増えても利益率が上がらない
10．社員を増やしても生産性が上がりにくい

大切なのは、「忙しい＝会社が成長している」と考えないことです。案件数だけでなく、一つの案件に必要な工数と利益を見る必要があります。

属人化解消は「できる社員の仕事」の見える化から

最初から細かなマニュアルを作る必要はありません。

まず、成果を出している社員について、

・仕事をどのような順序で進めているか
・最初に何を確認しているか
・どこで問題を発見しているか
・手戻りを防ぐために何をしているか
・過去の経験をどう活用しているか

を整理します。

「○○さんだからできる」で終わらせず、「なぜ○○さんはできるのか」を具体的な行動に変えることで、個人の経験を会社のノウハウとして共有しやすくなります。

業務を標準化し、案件ごとの工数を減らす

システム開発は案件ごとに仕様が異なるため、「標準化できない」と思われがちです。

しかし、すべてを同じにする必要はありません。

共通する業務だけを標準化する

例えば、ヒアリング項目、要件確認、開発工程、品質確認、進捗管理、顧客への報告、納品前確認、案件終了後の振り返りなどは共通化できます。

過去案件で得られた知識や部品、チェック項目なども再利用できる形に整理します。

「毎回ゼロから考える仕事」を減らし、「基本形＋案件ごとの個別対応」にすることで、品質を維持しながら工数削減を目指します。

人事評価で会社の課題解決を社員の目標にする

経営者が「効率化してほしい」「ノウハウを共有してほしい」と伝えるだけでは、日々の案件に追われる社員にとって改善活動は後回しになりがちです。

そこで、会社が解決したい課題を社員の具体的な目標へ落とし込みました。

課題解決につながる10の目標例

1．業務プロセスを標準化する
2．開発・品質管理のノウハウを共有する
3．チェックリストを整備する
4．過去案件の知識を再利用できるようにする
5．定型業務を自動化する
6．外部に任せられる業務を整理する
7．手戻りを減らす
8．案件ごとの工数を削減する
9．若手社員が担当できる業務を増やす
10．案件利益を改善する

これらの達成度を人事評価で確認し、賞与へ反映します。

「自分がたくさん仕事をした人」だけでなく、
「会社全体が効率よく仕事をできる仕組みをつくった人」

も評価する考え方です。

売上4,300万円・利益2,000万円増加につながった取り組み

今回の企業では、業務プロセスの標準化とノウハウ共有を進め、定型化できる業務については効率化や外部活用も検討しました。

さらに、それらを社員一人ひとりの目標に設定し、達成度を人事評価と賞与へ反映しました。

その結果、社員の属人化解消に対する意識が高まり、会社の課題改善が進み、
・売上4,300万円増加
・利益2,000万円増加
につながりました。

単純に「もっと案件をこなす」のではなく、

「同じ仕事をどうすれば短時間でできるか」
「自分のノウハウをどうすれば他の社員も使えるか」

を社員自身が考える仕組みにしたことがポイントです。

この仕組みはIT企業以外にも活用できます

この考え方は、システム開発会社だけのものではありません。

Web制作、映像制作、広告、デザイン、コンサルティング、建設、設計、士業など、社員の専門知識や経験に仕事が依存しやすい企業にも応用できます。

特に

「優秀な社員ほど忙しい」
「社員によって仕事の品質が違う」
「新人が育つまで時間がかかる」
「売上は増えているのに利益が残らない」

という企業では、属人化が会社の成長を妨げていないか確認することが大切です。

より具体的な解決方法についての無料セミナーを開催しています

セミナー申し込み：https://docs.google.com/forms/d/e/1FAIpQLSePiTnhA0IxsI5kL9TriLl5B51KeZ3T_nlRwNshEC4AXdv6KQ/viewform?c=0&flr=0&safe=active&vc=0&w=1

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