受託型ITサービス会社の社員の属人化の解決方法

ブランディング戦略立案の仕事は、企業ごとに課題や方向性が異なるため、高度な提案力や企画力が求められます。

営業と業務の属人化を解消するには？売上4,200万円・利益2,000万円増加につながった改善事例

営業や見積作成、日々の業務が特定の社員に依存していると、会社全体の生産性や利益率が伸び悩む原因になります。

「営業担当者によって受注率が違う」
「見積作成に時間がかかり、利益が残りにくい」
「仕事の進め方が社員ごとに異なる」
「忙しいのに、なかなか利益が増えない」

このようなお悩みを抱える経営者の方もいらっしゃるのではないでしょうか。

属人化を解消するには、単にマニュアルを作るだけでなく、営業や業務の進め方を標準化し、社員が主体的に改善を続けられる仕組みが必要です。

今回は、千葉県の受託型ITサービス企業（従業員17名）が、営業プロセスの標準化、業務のマニュアル化・自動化、人事評価制度の改善に取り組み、売上4,200万円、利益2,000万円の増加につながった事例をご紹介します。

お客様の課題｜営業と開発業務の属人化で利益が伸び悩む

今回ご相談いただいたのは、千葉県で受託型ITサービスを提供する従業員17名の企業です。

お客様ごとに異なる要望に対応するため、営業担当者や開発担当者の経験、技術、判断力が重要な役割を担っていました。

しかし、営業から見積作成、開発・運用までの業務が担当者ごとの進め方に依存し、会社全体の生産性や利益率を高めにくい状況でした。

営業・提案活動における課題

営業担当者によって商談の進め方が異なる

案件ごとに提案方法が変わり、受注率が安定しない

見積作成の手順や判断基準が統一されていない

成功した営業ノウハウが社内で共有されにくい

営業活動に時間がかかり、効率が上がらない

開発・運用業務における課題

プロジェクトごとに作業の進め方が異なる

業務手順が担当者個人の経験に依存している

同じような作業を繰り返し行っている

業務の標準化が進まず、作業工数が増えている

非効率な業務によって新たな案件に対応する機会を逃している

こうした状況が、営業効率の低下や工数増加を招き、利益率を圧迫する要因となっていました。

なぜ営業と業務の属人化が利益率を下げるのか

① 営業成果を再現できない

営業担当者ごとにヒアリングや提案の進め方が異なると、受注につながった成功要因が分かりにくくなります。

優秀な社員が成果を上げていても、その方法が共有されなければ、会社全体の営業力は高まりません。

② 見積作成に時間がかかり、利益を確保しにくい

見積作成の基準が統一されていないと、必要な作業時間や費用の算出方法にばらつきが生まれます。

その結果、見積作成に時間がかかるだけでなく、想定以上の工数が発生して利益を圧迫する可能性があります。

③ 開発・運用業務の非効率が積み重なる

プロジェクトごとに作業方法が異なると、過去の経験や成果物を再利用しにくくなります。

同じ作業の繰り返しや確認作業の増加は、社員の負担を大きくし、新しい案件に対応する時間も減らしてしまいます。

属人化の解消には、個人の能力を否定するのではなく、優れた仕事の進め方を会社全体で活用できる仕組みづくりが重要です。

課題解決のために取り組んだ10の改善策

今回の企業では、営業活動と社内業務の標準化を重点課題として、次の改善を進めました。

① 営業プロセスの標準化

問い合わせからヒアリング、提案、見積、受注までの基本的な流れを整理しました。

担当者が変わっても、一定の品質で営業活動を進められることを目指しました。

② 顧客ヒアリング項目の統一

お客様の課題、希望する機能、予算、納期など、確認すべき基本項目を整理しました。

聞き漏れを減らし、提案や見積の精度向上につなげました。

③ 見積テンプレートの整備

見積作成の基本項目や作業工数の算出方法を整理しました。

担当者による見積のばらつきを減らし、作成時間の短縮を図りました。

④ 提案資料の標準化

提案書の基本構成を統一し、過去の成功事例や提案内容を活用できるようにしました。

⑤ 営業成功事例の共有

受注につながった商談方法や提案の工夫を共有し、他の社員も活用できるようにしました。

⑥ 開発・運用業務のマニュアル化

繰り返し発生する作業や確認事項を整理し、業務手順をマニュアル化しました。

⑦ 定型業務の自動化

手作業で繰り返していた業務を見直し、自動化できる作業を整理しました。

⑧ プロジェクトの進め方の標準化

案件ごとに異なっていた作業手順や管理方法を見直し、効率的に進めるための基本ルールを整えました。

⑨ 業務ノウハウの共有

担当者個人に蓄積されていた技術や業務改善の工夫を共有し、他の社員も活用できる環境づくりを進めました。

⑩ 改善活動の継続と成果確認

営業効率、見積作成時間、作業工数などを確認し、改善の成果を振り返る仕組みを整えました。

重要なのは、標準化すること自体を目的にせず、社員の負担軽減や利益率向上につなげることです。

人事評価制度で社員が自ら改善する組織へ

業務マニュアルやテンプレートを整備しても、社員が活用しなければ改善は定着しません。

そこで、この企業では会社が解決したい課題を、社員一人ひとりの目標として設定しました。

具体的な人事評価の目標設定例

営業担当者には、次のような目標を設定します。

営業プロセスの改善

見積作成時間の短縮

提案資料の標準化

成功した営業ノウハウの共有

開発・運用担当者には、次のような目標を設定します。

業務マニュアルの作成・改善

定型業務の自動化

作業工数の削減

開発・運用ノウハウの共有

社員の役割に応じて、会社の課題解決につながる具体的な目標を設定することがポイントです。

目標達成度を賞与に反映

設定した目標について、一定期間ごとに達成状況を確認し、その結果を賞与に反映する人事評価制度を導入しました。

単に個人の売上や担当案件の成果だけを見るのではありません。

「会社全体の営業効率を高める」
「他の社員も仕事を進めやすくする」
「業務時間を減らして利益を増やす」

こうした会社全体への貢献も評価する仕組みです。

これにより、社員が自分の担当業務だけでなく、会社全体の課題解決にも主体的に取り組むようになりました。

改善の成果｜売上4,200万円・利益2,000万円増加

営業プロセスと見積作成の標準化、社内業務のマニュアル化・自動化、人事評価制度の改善に取り組んだ結果、社員の属人化解消に対する意識が高まりました。

その結果、会社全体の課題改善が進み、次の成果につながりました。

売上：4,200万円増加

利益：2,000万円増加

この事例で重要なのは、営業や開発の仕事を単に効率化しただけではないことです。

社員一人ひとりが、会社の課題を自分自身の目標として捉え、改善に取り組む仕組みを整えたことが成果につながりました。

※上記は本事例における実績であり、すべての企業で同様の成果を保証するものではありません。

この仕組みが役立つ企業と経営者

今回の改善方法は、受託型ITサービス企業だけでなく、営業や業務のノウハウが特定の社員に集中している企業にも応用できます。

例えば、次のような企業です。

システム開発会社

ソフトウェア開発会社

Web制作会社

ITコンサルティング会社

設計・製造業

建設業

営業支援会社

その他、業務の属人化に悩む中小企業

特に、次のようなお悩みを持つ経営者に役立つ考え方です。

「優秀な社員がいないと仕事が回らない」
「社員によって仕事の進め方が違う」
「忙しいのに利益が増えない」
「業務改善を社員に任せてもなかなか進まない」

業種が異なっても、会社の課題を社員の具体的な目標に変え、達成度を評価する考え方は共通しています。

当社では、全国のさまざまな業種の企業に対応しています。

属人化を解消し、社員全員で利益を生み出す会社へ

会社の成長には、優秀な社員の存在が欠かせません。

しかし、その社員だけが成果を出せる状態では、会社全体の成長には限界が生まれます。

大切なのは、優秀な社員の経験やノウハウを会社全体で共有し、他の社員も成果を出せる仕組みを整えることです。

さらに、人事評価制度を活用して、業務改善やノウハウ共有を社員一人ひとりの目標に設定します。

そして、達成度を賞与に反映することで、社員が主体的に会社の課題解決へ取り組むことを促します。

人事評価制度は、単に社員を評価するためのものではありません。

社員の成長と会社の利益向上を結びつける、大切な経営の仕組みです。

より具体的な解決方法についての無料セミナーを開催しています

ご相談・お問い合わせ

「営業や見積作成の属人化を解消したい」

「開発や社内業務の無駄を減らしたい」

「社員が自ら業務改善に取り組む会社にしたい」

「人事評価制度を売上や利益の向上につなげたい」

このようなお悩みがございましたら、現在の営業体制や業務プロセス、人事評価制度を整理するところから、丁寧にお手伝いいたします。

会社によって課題も強みも異なります。

今ある仕組みを大切にしながら、社員の皆さんが無理なく取り組める改善方法を一緒に考えてまいります。

全国の企業様からのご相談に対応しています。

ご相談はこちらからお送りいただけます。

よくあるご質問 FAQ

ブランディング戦略立案の仕事は、企業ごとに課題や方向性が異なるため、高度な提案力や企画力が求められます。