Web制作会社の属人化を解消する方法

ブランディング戦略立案の仕事は、企業ごとに課題や方向性が異なるため、高度な提案力や企画力が求められます。

Web制作会社の属人化を解消する方法

Web制作会社では、お客様ごとに目的や要望が異なるため、営業、企画、サイト制作、コンテンツ制作、広告運用まで柔軟に対応する力が求められます。

その一方で、個別対応が増えるほど、

「案件が増えているのに利益が思うように残らない」

「特定の社員に仕事が集中している」

「営業担当者によって受注率が違う」

「優秀な社員のノウハウが他の社員へ広がらない」

といった問題が起こりやすくなります。

神奈川県のWeb制作・コンテンツマーケティング・広告運用会社（従業員21名）でも、案件ごとの手作業や個別調整が多く、営業と制作の属人化が事業拡大を妨げる課題となっていました。

そこで、業務プロセスの標準化、提案方法のテンプレート化、成功事例の共有を進め、さらに社員の改善活動を人事評価制度と連動させました。

その結果、社員の属人化解消への意識が高まり、最終的には売上5,000万円、利益2,400万円の増加につながりました。

Web制作会社で起こりやすい「営業と制作の属人化」

今回の企業では、中小企業向けにWebサイト制作だけでなく、コンテンツマーケティングや広告運用までワンストップで提供していました。

幅広いサービスを提供できることは大きな強みです。

しかし、サービスの幅が広がるほど、案件ごとに細かな調整や手作業が発生しやすくなります。

具体的には、次のような課題がありました。

・案件ごとに仕事の進め方が異なる
・制作工程に手作業や個別調整が多い
・特定の社員へ業務が集中する
・案件が増えると人手が足りなくなる
・新規案件を受注したくても対応する余力がない
・提案内容が営業担当者によって異なる
・受注が営業担当者の経験や人脈に左右される
・成功した提案方法が共有されていない
・制作ノウハウが担当者個人に蓄積されている
・売上が増えても利益率が安定しにくい

仕事があるのに、それを受ける人が足りない。

社員は忙しく働いているのに、思ったほど利益が増えない。

これは社員の能力不足ではなく、仕事を「個人の力」で処理する構造に原因がある場合があります。

なぜ案件が増えても利益が増えないのか

Web制作会社で注意したいのが、「売上の増加」と「利益の増加」は同じではないという点です。

例えば、100万円の案件を受注しても、その案件に想定以上の制作時間が必要になれば、利益は小さくなります。

特に、

・毎回ゼロから提案資料を作る
・案件ごとに制作手順が変わる
・同じような作業を何度も手作業で行う
・担当者によって作業時間が大きく違う
・修正や手戻りが頻繁に発生する
・成功した方法が次の案件で活用されない

という状態では、受注件数が増えるほど社員の仕事も増えてしまいます。

これが「案件は増えているのに利益が残らない」という状態につながります。

必要なのは、社員にもっと頑張ってもらうことではありません。

成果につながっている仕事の進め方を整理し、組織全体で再現できるようにすることです。

属人化を解消するために実施した10の取り組み

今回の改善では、営業から制作、納品、継続支援までの流れを確認し、属人化している部分を一つずつ整理しました。

1．業務プロセスを見える化する

まず、受注から納品まで、

誰が
何を
どの順番で
どれくらいの時間をかけて

行っているのかを整理しました。

仕事の流れが見えるようになると、属人化している部分も発見しやすくなります。

2．ヒアリング項目を整理する

営業担当者によってお客様への質問内容が大きく変わらないよう、基本となるヒアリング項目を整理しました。

お客様の目的、課題、ターゲット、予算、希望する成果など、提案に必要な情報を確認しやすい状態にします。

3．提案資料をテンプレート化する

毎回すべての提案資料をゼロから作るのではなく、共通部分をテンプレート化しました。

そのうえで、お客様ごとに必要な部分を個別に変更します。

これによって提案の質を維持しながら、営業準備に必要な時間を削減できます。

4．制作工程を標準化する

サイト制作についても、

企画
↓
設計
↓
制作
↓
確認
↓
修正
↓
納品

といった基本工程を整理しました。

クリエイティブな部分まで画一化するのではなく、共通化できる工程を標準化することがポイントです。

5．成功事例を蓄積する

成果が出た案件について、

・どのような企業だったのか
・どのような課題があったのか
・どのような提案をしたのか
・どの施策が成果につながったのか

を記録しました。

成功事例を蓄積することで、社員個人の経験を会社全体のノウハウへ変えていきます。

6．営業ノウハウを共有する

受注につながった営業方法についても整理しました。

どのようなお客様に、どのような話をし、何を提案した結果、契約につながったのかを共有します。

これによって、営業を「できる人の感覚」だけに頼らない状態を目指しました。

7．制作ノウハウを共有する

制作担当者が持っている効率的な作業方法や品質を高める工夫も共有しました。

優秀な社員の工夫を他の社員が活用できれば、会社全体の生産性向上につながります。

8．案件ごとの工数を確認する

売上だけではなく、「その売上を生み出すためにどれだけの工数が必要だったか」を確認します。

利益が残りやすい案件と工数が膨らみやすい案件を把握することで、見積もりや業務改善にも活用できます。

9．営業から制作への引き継ぎを標準化する

営業と制作の間で情報が十分に共有されていないと、受注後に認識の違いや手戻りが発生します。

そこで、営業時に確認した内容を制作担当者へ確実に引き継げる仕組みを整えました。

10．改善活動を人事評価制度と連動させる

最後に、

・業務の標準化
・提案資料の改善
・成功事例の共有
・制作ノウハウの共有
・工数削減
・営業方法の改善
・後輩への指導

などを社員の目標として設定しました。

そして、その達成度を賞与へ反映する人事評価制度を導入しました。

なぜ属人化解消と人事評価制度を連動させるのか

会社がマニュアルやテンプレートを作っただけでは、属人化が解消されないことがあります。

理由はシンプルです。

社員は毎日の仕事で忙しいからです。

「時間ができたら成功事例をまとめよう」

「余裕ができたらマニュアルを作ろう」

では、どうしても目の前のお客様への対応が優先されます。

そこで、

「会社の仕組みを良くすることも大切な仕事である」

という考え方を人事評価制度に組み込みました。

自分の売上や担当案件だけではなく、

「自分のノウハウを他の社員が使えるようにした」

「作業時間を短縮する仕組みを考えた」

「成功事例を共有した」

「後輩が成果を出せるように支援した」

といった行動も評価します。

そして目標の達成度を賞与へ反映することで、社員が属人化解消へ主体的に取り組みやすい環境を整えました。

取り組みによって生まれた変化と成果

営業・制作の標準化と人事評価制度を連動させたことで、社員の意識にも変化が生まれました。

・業務プロセスが整理された
・提案方法の共有が進んだ
・成功事例が会社に蓄積されるようになった
・制作ノウハウを共有する意識が高まった
・特定の社員だけに頼る業務が減った
・営業から制作への連携が改善した
・限られた人員を有効活用しやすくなった
・新しい案件へ対応できる余力をつくりやすくなった

その結果、会社の課題改善が進み、

売上5,000万円増加
利益2,400万円増加

という成果につながりました。

もちろん、同じ仕組みを導入すれば、どの会社でも同じ金額の成果が出るという意味ではありません。

企業規模、社員数、サービス内容、顧客単価、現在の業務体制などによって成果は異なります。

今回の事例で重要なのは、社員一人ひとりの仕事量を単純に増やすのではなく、営業と制作のノウハウを会社の仕組みへ変えたことです。

このようなWeb制作会社・企業におすすめです

次のようなお悩みがある企業では、業務と人事評価制度を一緒に見直すことで改善できる可能性があります。

・案件は増えているのに利益が増えない
・社員がいつも忙しい
・特定の社員が休むと仕事が止まる
・営業担当者によって成約率が違う
・受注が社長や営業担当者の人脈に依存している
・制作方法が担当者ごとに違う
・成功事例が社内で共有されていない
・新人教育に時間がかかる
・営業と制作の連携で手戻りが発生する
・会社を大きくしたいが、人を増やすだけでは利益が残らない

Web制作会社だけでなく、広告会社、SNS運用会社、映像制作会社、システム開発会社、マーケティング会社、コンサルティング会社など、社員の知識や経験によって成果が左右される企業でも活用できる考え方です。

社員のノウハウを「個人の財産」から「会社の財産」へ

属人化をなくすというと、

「すべてマニュアル通りにする」

というイメージを持たれることがあります。

しかし、Web制作やマーケティングでは、お客様に合わせた柔軟な提案やクリエイティブな発想が大切です。

ですから、社員の個性や専門性をなくすことが目的ではありません。

大切なのは、

・繰り返し行う業務は標準化する
・成功した方法は共有する
・提案の基本部分はテンプレート化する
・制作工程を見える化する
・工数を把握する
・改善方法を蓄積する
・社員の知識を他の社員も活用できるようにする
・改善活動を評価する

ことです。

優秀な社員の知識や経験を、その社員だけのものにしておくのは非常にもったいないことです。

一人の社員が得た経験を10人、20人が活用できるようになれば、そのノウハウは会社の大きな財産になります。

営業や制作を「人に依存する仕事」から「人の強みを活かせる仕組み」へ変えていくことが、売上だけでなく利益を伸ばすうえでも重要です。

より具体的な解決方法についての無料セミナーを開催しています

営業・制作の属人化や人事評価制度についてのご相談

「案件が増えているのに社員が忙しくなるばかり」

「売上は増えているのに利益が思うように残らない」

「営業が社長や一部社員に依存している」

「制作ノウハウを会社全体で共有したい」

「人事評価制度を業績向上につなげたい」

このようなお悩みがございましたら、現在の業務や組織の状況を確認しながら、貴社に合った改善方法を一緒に考えていきます。

Web制作会社だけでなく、営業や制作、専門業務の属人化にお悩みの企業へ全国対応しています。

ご相談はこちらからお送りいただけます。

よくあるご質問 FAQ

ブランディング戦略立案の仕事は、企業ごとに課題や方向性が異なるため、高度な提案力や企画力が求められます。