補助金・助成金支援会社の社員の属人化の解決方法

ブランディング戦略立案の仕事は、企業ごとに課題や方向性が異なるため、高度な提案力や企画力が求められます。

補助金・助成金の申請支援で属人化を減らし、案件増加に対応できる組織づくり

補助金・助成金の申請支援を行う会社では、

「経験豊富な社員に案件が集中している」

「案件ごとに確認事項や書類が異なり、作業時間が増える」

「担当者によって仕事の進め方が違う」

「過去の申請ノウハウが他の社員に共有されていない」

「案件を増やしたいが、社員の負担を考えると増やせない」

といった課題が起こることがあります。

補助金・助成金の申請支援では、顧客の業種、規模、事業内容、申請内容などによって必要な対応が異なります。

そのため、専門知識や担当者の経験は大切です。

一方で、すべての案件を担当者個人の経験だけで進めていると、案件数が増えるほど一部の社員へ仕事が集中しやすくなります。

そこで重要になるのが、

「専門知識をなくすこと」

ではなく、

「専門家が持っている知識や経験を、会社全体で活用できる仕組みに変えること」

です。

ここでは、東京都の従業員20名の中小企業向け補助金・助成金申請支援会社の事例をもとに、業務の属人化を減らし、案件が増えても対応しやすい組織をつくる方法をご紹介します。

お客様が抱えていた課題

今回ご相談いただいたのは、東京都で中小企業向けに公的な補助金・助成金の申請支援を行っている従業員20名の会社です。

顧客の業種や企業規模が幅広く、
案件によって確認する内容や、
必要となる書類、
申請までの進め方も異なっていました。

そのため、
顧客へのヒアリングから、
必要書類の確認、
書類作成、
申請までの業務が、
担当者の専門知識や経験に依存しやすい状態でした。

特に経験豊富な社員ほど、

顧客の状況を判断する

必要な情報を確認する

書類を作成する

不足情報を見つける

他の社員から相談を受ける

といった仕事が集中していました。

その結果、

案件ごとの作業時間に差がある

担当者によって仕事の進め方が違う

過去の案件で得た知識が個人に残る

新人が一人で担当できるまで時間がかかる

案件が増えるほど経験者の負担が大きくなる

といった課題が生まれていました。

そこで、

業務プロセスを整理する

共通業務を標準化する

書類や確認事項をテンプレート化する

過去の案件から得た知識を共有する

属人化解消への取り組みを社員目標にする

ことによって、個人の専門知識を会社全体で活用できる状態を目指しました。

なぜ補助金・助成金の申請支援は属人化しやすいのか

補助金・助成金の申請支援では、案件ごとに必要な判断や対応が異なります。

この個別性の高さが、属人化につながりやすい理由の一つです。

顧客ごとに条件や必要書類が異なる

顧客の業種、規模、事業内容などによって確認する情報が変わります。

そのため、経験豊富な社員ほど、

「最初に何を確認すべきか」

「どの情報が不足しているか」

を早く判断できます。

この判断方法が共有されていなければ、他の社員が同じ水準に到達するまで時間がかかります。

書類作成のノウハウが担当者に蓄積される

書類作成では、単に文章を書くのではなく、顧客から必要な情報を引き出し、整理する力が求められます。

その進め方が担当者の頭の中だけにあると、会社のノウハウとして残りません。

過去の案件を次の案件へ活用しにくい

似た案件を過去に経験していても、

どんな課題があったのか

何を確認したのか

どこで時間がかかったのか

どのように対応したのか

が整理されていなければ、次の担当者が再び一から調べることになります。

申請支援業務の属人化で起こりやすい10の課題

1．初回ヒアリングの内容が担当者によって違う

確認事項が統一されていないと、後から追加確認が増えます。

2．必要書類の確認に時間がかかる

案件ごとの確認方法が整理されていないためです。

3．書類作成方法が担当者に依存する

経験によって作成スピードや進め方に差が生まれます。

4．過去の類似案件を探すのに時間がかかる

事例が整理されていないと、会社に情報があっても活用できません。

5．確認漏れや手戻りが起こる

チェックする内容が個人の記憶に頼っていると、抜けが発生しやすくなります。

6．経験豊富な社員へ案件が集中する

難しい案件ほど一部の社員へ仕事が偏ります。

7．新人育成に時間がかかる

仕事の進め方や判断基準が言語化されていないためです。

8．担当者が変わると引き継ぎが難しい

案件の経緯や判断内容が十分に記録されていないと、引き継ぎに時間がかかります。

9．案件増加に組織が追いつかない

案件数とともに経験者の確認業務も増え、受注拡大の制約になります。

10．売上を増やしても利益が残りにくい

案件ごとの作業時間が安定しなければ、人件費や工数を管理しにくくなります。

申請支援業務の属人化を減らす10の取り組み

今回の支援では、専門家の判断をすべてマニュアル化するのではなく、共通化できる仕事と専門的な判断が必要な仕事を分けることを重視しました。

1．相談から申請までの業務を見える化する

顧客との最初の接点から申請までの全工程を整理します。

2．初回ヒアリング項目を共通化する

企業情報、事業内容、目的など、最初に確認する基本項目を整理します。

3．案件ごとの確認事項を整理する

担当者の記憶だけに頼らず、確認すべき内容をチェックできる状態にします。

4．書類作成の基本形をテンプレート化する

繰り返し使える部分を整理し、一から作成する業務を減らします。

5．過去の案件を分類する

業種や案件内容などから類似事例を探しやすくします。

6．成功事例と注意点を共有する

うまく進んだ案件だけでなく、時間がかかった理由や注意点も会社に残します。

7．チェックリストを整備する

確認漏れや手戻りを減らすため、工程ごとの確認事項を整理します。

8．引き継ぎ方法を標準化する

案件の進捗、確認済み事項、今後必要な対応を他の社員にも分かるようにします。

9．ノウハウ共有と業務改善を社員目標にする

事例共有やテンプレート改善などを具体的な目標にします。

10．達成度を人事評価と賞与につなげる

個人の案件実績だけでなく、会社全体の生産性を高める取り組みも評価します。

相談から申請までの業務を一つの流れとして整理する

申請支援業務の属人化を減らすには、業務全体を見える化することが重要です。

例えば、

問い合わせ
↓
顧客の状況確認
↓
初回ヒアリング
↓
必要情報の整理
↓
必要書類の確認
↓
資料収集
↓
申請内容の整理
↓
書類作成
↓
社内確認
↓
顧客確認
↓
修正
↓
最終確認
↓
申請
↓
案件の振り返り
↓
事例・ノウハウの共有

という流れです。

このように整理すると、

どこで時間がかかっているのか

どこで確認漏れが起こっているのか

どの業務が特定社員に集中しているのか

どの部分をテンプレート化できるのか

が分かりやすくなります。

標準化するのは「専門的な判断」ではなく「仕事の進め方」

申請支援では、個別案件に応じた専門的な判断が必要です。

そのため、すべてを同じ方法で処理することが目的ではありません。

標準化するのは、

最初に何を確認するか

どの順番で仕事を進めるか

必要情報をどう整理するか

どの段階でチェックするか

案件終了後に何を記録するか

といった共通部分です。

共通業務を仕組みにすることで、経験豊富な社員は、より専門的な判断が必要な仕事に時間を使いやすくなります。

会社の課題を社員目標と人事評価につなげる

マニュアルやテンプレートを作っても、社員が改善し続けなければ、時間とともに使われなくなることがあります。

そこで、

会社の経営課題
↓
社員の具体的な目標
↓
日々の行動
↓
達成度の確認
↓
人事評価
↓
賞与への反映

という流れをつくります。

例えば、

「過去の申請ノウハウが担当者に集中している」

という課題であれば、

「担当案件の事例を月○件共有する」

「案件終了後に注意点を記録する」

「類似案件を検索できる事例集を作る」

といった目標にします。

「書類作成に時間がかかる」

という課題なら、

「よく使う書類の基本形をテンプレート化する」

「作業時間を記録する」

「手戻りが発生した原因を整理する」

といった目標にできます。

これによって、

「自分の担当案件を終わらせる」

だけでなく、

「次の社員がもっと仕事をしやすい状態をつくる」

ことも社員の役割になります。

個人の専門知識を会社の力へ変えるには、ノウハウ共有や業務改善を人事評価の中に位置づけることが大切です。

売上5,000万円・利益2,600万円増加につながった事例

今回の東京都・従業員20名の申請支援会社では、2025年8月8日から、

業務プロセスの整理

申請支援業務の標準化

書類や確認事項のテンプレート化

過去事例の整理

ノウハウ共有

などに取り組みました。

さらに、

成功事例を共有する

業務手順を改善する

テンプレートを整備する

他の社員が活用できるノウハウを残す

といった取り組みを社員目標に設定し、その達成度を賞与へ反映する人事評価の仕組みを取り入れました。

その結果、社員にも、

「自分だけが仕事をできればよい」

のではなく、

「自分が持っている経験を他の社員も使える形にする」

という意識が高まり、属人化をはじめとする会社の課題改善につながりました。

結果として、

売上は5,000万円増加、
利益は2,600万円増加

につながりました。

もちろん、同じ取り組みを行えば、すべての企業で同じ成果が出るという意味ではありません。

会社によって、顧客層、案件内容、社員構成、受注状況などは異なります。

重要なのは、

「経験豊富な社員は何を確認しているのか」

「どの工程で時間がかかっているのか」

「同じ確認や書類作成を何度も繰り返していないか」

「過去の案件を次の仕事に活用できているか」

を整理することです。

この事例が参考になりやすい企業

申請支援会社の中でも、

専門知識が一部の社員に集中している

案件ごとの作業時間に差がある

書類作成を毎回一から行っている

過去の案件を十分に活用できていない

担当者が変わると仕事が進みにくい

新人育成に時間がかかる

案件を増やしたいが社員の負担が心配

売上とともに利益も伸ばせる体制をつくりたい

といった企業に参考にしていただきやすい事例です。

また、営業、士業関連サービス、コンサルティング、IT、人材、制作など、専門知識や社員の経験に仕事が依存している企業にも応用できる考え方です。

より具体的な解決方法についての無料セミナーを開催しています

業務の属人化・標準化・人事評価についてご相談いただけます

もし今、

「仕事が一部の社員に集中している」

「担当者が休むと仕事が進みにくい」

「過去の案件で得たノウハウを活用できていない」

「新人を育てるのに時間がかかる」

「案件を増やしたいが、社員の負担も増えてしまう」

「マニュアルを作っても定着しない」

と感じているのであれば、まず現在の業務プロセスを整理するところから始める方法があります。

属人化を減らす目的は、専門知識を持った社員の価値を小さくすることではありません。

むしろ、

「優秀な社員が持っている専門知識や経験を、会社全体の力へ変えること」

です。

仕事の流れを見える化する。

共通業務を標準化する。

繰り返す書類をテンプレート化する。

成功・失敗事例を共有する。

他の社員が実践する。

さらに改善する。

そして、会社のためにノウハウを残した行動を評価する。

この積み重ねによって、

「あの人に聞かないと分からない」

から、

「会社の中に知識が残っている」

状態へ変えていくことができます。

申請支援業務に限らず、営業、コンサルティング、IT、人材、制作など、社員の経験やノウハウが属人化している企業について、全国・業種を問わずご相談いただけます。

ご相談はこちらからお送りいただけます。

よくあるご質問 FAQ

ブランディング戦略立案の仕事は、企業ごとに課題や方向性が異なるため、高度な提案力や企画力が求められます。