採用支援会社の社員の属人化の解決方法

ブランディング戦略立案の仕事は、企業ごとに課題や方向性が異なるため、高度な提案力や企画力が求められます。

伴走型支援の属人化を解消し、案件が増えても利益を残せる組織をつくる方法

「お客様ごとに支援内容が違い、毎回ゼロから考えている」

「仕事のできる社員に難しい案件が集中している」

「担当者によってサービス品質や必要工数が違う」

「案件は増えているのに、利益が思ったほど増えない」

採用支援、業務改善、企業ブランディングなど、お客様に寄り添う伴走型サービスでは、このような課題が起こりやすくなります。

今回ご紹介するのは、茨城県で採用伴走支援、DX伴走支援、企業ブランディング支援を行う従業員36名の企業です。

顧客ごとに柔軟な支援を提供できることが強みである一方、案件ごとのカスタマイズが多く、担当者の経験や判断に業務が依存していました。

そこで、成果につながるサービス内容を整理し、業務プロセスをテンプレート化。さらに、その改善を社員一人ひとりの目標に設定し、達成度を人事評価と賞与へ反映しました。

その結果、社員の属人化解消に対する意識が高まり、会社の課題改善が進み、売上8,000万円、利益4,300万円の増加につながりました。

お客様の課題

茨城県で採用支援、DXによる業務改善支援、企業ブランディング支援などを行う従業員36名の企業です。

お客様ごとの状況に合わせて深く伴走できることが強みでした。

一方で、個別対応が増えるほど、仕事の進め方が担当社員の知識や経験に依存しやすくなっていました。

具体的には、

・お客様ごとに支援内容が大きく異なる
・担当者によって仕事の進め方が違う
・成果を出している社員のノウハウが共有されにくい
・案件ごとに必要な工数が大きく変わる
・提案や資料を毎回ゼロから作ることが多い
・優秀な社員に難しい案件が集中する
・新人が一人で案件を担当するまで時間がかかる
・案件が増えるほど社員の負担も増える
・売上が伸びても利益率が安定しにくい

という課題がありました。

そこで、お客様ごとの柔軟性は残しながら、「共通化できる仕事」を会社の仕組みに変えることを重要な課題としました。

伴走型サービスの属人化で起こりやすい10の問題

採用支援やコンサルティングなどの伴走型サービスでは、次のような問題が起こりやすくなります。

1．優秀な社員に重要案件が集中する
2．担当者によってサービス品質に差が出る
3．顧客ごとの個別対応が増えすぎる
4．提案や資料を毎回ゼロから作る
5．案件ごとの工数を予測しにくい
6．成功した支援方法が社内へ共有されない
7．新人の育成に時間がかかる
8．案件が増えるほど社員の負担が増える
9．売上が増えても利益率が改善しにくい
10．社員を増やしても事業を拡大しにくい

特に注意したいのは、「丁寧な個別対応」がそのまま「担当社員しかできない仕事」へ変わってしまうことです。

属人化解消とは、サービスを画一的にすることではありません。

優れた個別対応の中から再現できる部分を見つけ、会社全体で活用できるようにすることです。

成果を出している社員の支援方法を見える化する

属人化を解消する第一歩は、成果を出している社員が何をしているのかを整理することです。

例えば、

・最初に何をヒアリングしているか
・顧客の本当の課題をどう整理しているか
・どのような順序で提案しているか
・どの資料を使っているか
・どのタイミングで顧客と成果を確認しているか
・次の提案へどうつなげているか

などを見える化します。

「○○さんだから成果が出る」で終わらせず、「なぜ成果が出るのか」を具体的な行動へ分解します。

これにより、個人の経験を他の社員も学べる会社のノウハウへ変えていきます。

サービスを標準化し、個別対応と仕組みを両立する

伴走型サービスでは、すべてのお客様へ同じサービスを提供する必要はありません。

重要なのは、

「毎回共通する部分」

と

「顧客ごとに変える部分」

を分けることです。

共通部分をテンプレート化する

例えば、

初回相談 → ヒアリング → 課題整理 → 提案 → 支援計画 → 実行 → 進捗確認 → 成果確認 → 改善提案

という基本的な流れを整理します。

さらに、

・ヒアリングシート
・課題整理シート
・提案書
・支援計画書
・進捗管理表
・成果確認シート
・振り返りシート

なども基本形をつくります。

「完全なオーダーメイド」から「基本形＋個別対応」へ変えることで、サービス品質を保ちながら工数を抑えやすくなります。

人事評価で属人化解消を社員の目標にする

経営者が、

「ノウハウを共有してほしい」

「もっと効率化してほしい」

「若手を育ててほしい」

と伝えるだけでは、日々のお客様対応が優先され、改善活動は後回しになりがちです。

そこで、会社が解決したい課題を社員の正式な目標にしました。。

属人化解消につながる10の目標例

1．支援プロセスを標準化する
2．ヒアリング方法を共通化する
3．提案資料をテンプレート化する
4．成功事例を共有する
5．案件ごとの工数を削減する
6．重複業務を減らす
7．新人でも担当できる業務を増やす
8．後輩へノウハウを共有する
9．顧客満足度を維持しながら生産性を高める
10．案件ごとの利益率を改善する

これらの達成度を人事評価で確認し、賞与へ反映します。

「自分が成果を出す社員」だけでなく、「他の社員も成果を出せる仕組みをつくる社員」を評価する考え方です。

売上8,000万円・利益4,300万円増加につながった取り組み

今回の企業では、成果につながるサービス内容を整理し、業務プロセスの標準化とテンプレート化を進めました。

さらに、それらの改善を社員一人ひとりの目標へ落とし込み、人事評価と賞与へ反映しました。

その結果、社員が会社の属人化や業務効率について自分自身の課題として考えるようになり、

・売上8,000万円増加
・利益4,300万円増加

につながりました。

ポイントは、単純に「もっと多くのお客様を担当してください」と求めたことではありません。

「どうすれば同じ品質のサービスを短い時間で提供できるか」

「自分の成功方法をどうすれば他の社員も使えるか」

「案件が増えても利益を残せる仕組みをどうつくるか」

という経営課題を、社員自身が改善する仕組みにしたことです。

この仕組みを活用しやすい企業

今回の考え方は、採用支援会社やDX支援会社だけに限定されません。

コンサルティング会社、研修会社、Web制作会社、IT企業、広告会社、士業事務所、設計会社、専門サービス会社などにも応用できます。

特に、

「お客様ごとの個別対応が多い」

「できる社員ほど忙しい」

「担当者によってサービス品質が違う」

「売上は増えているのに利益が残りにくい」

「社員を増やしても会社が楽にならない」

という企業では、属人化が成長を妨げていないか確認することが大切です。

より具体的な解決方法についての無料セミナーを開催しています

セミナー申し込み：https://docs.google.com/forms/d/e/1FAIpQLSePiTnhA0IxsI5kL9TriLl5B51KeZ3T_nlRwNshEC4AXdv6KQ/viewform?c=0&flr=0&safe=active&vc=0&w=1

ご相談について

人事評価制度は、社員に点数をつけるためだけの制度ではありません。

会社が解決したい課題を社員一人ひとりの目標へ落とし込み、その達成度を評価することで、属人化解消と業績向上を同時に目指すことができます。

「優秀な社員に仕事が集中している」

「サービスを標準化したい」

「社員を増やしても利益が増えない」

「社員のノウハウを会社に残したい」

「人事評価制度を会社の課題解決につなげたい」

このようなお悩みがございましたら、まず現在の業務の中で「どの仕事が誰に依存しているのか」を整理するところから、丁寧にお手伝いいたします。

全国の企業に対応しています。

ご相談はこちらからお送りいただけます。

よくあるご質問 FAQ