Web集客支援会社の社員の属人化の解決方法

ブランディング戦略立案の仕事は、企業ごとに課題や方向性が異なるため、高度な提案力や企画力が求められます。

Web集客支援会社の属人化を減らし、営業と提案の再現性を高める組織づくり

Web集客を支援する会社では、お客様ごとに業種、商品、顧客層、集客状況などが異なるため、一社一社に合わせた提案が求められます。

その一方で、

「成果を出している社員のやり方を他の社員が再現できない」
「提案方法が担当者によって違う」
「似た案件でも毎回一から考えている」
「案件が増えるほど社員の作業時間も増える」
「売上は伸びても利益率が安定しない」

といった属人化が起こりやすい仕事でもあります。

今回ご紹介するのは、東京都でWeb集客支援を行う従業員24名の企業で、営業・提案・支援業務の属人化を見直した事例です。

目指したのは、お客様への提案をすべて同じにすることではありません。

成果につながった考え方や仕事の進め方から共通部分を見つけ、「成果を出すための共通設計」として会社に蓄積することで、社員それぞれの専門性を活かしながら再現性を高める組織づくりを進めました。

お客様が抱えていた課題

今回のお客様は、東京都でWeb集客支援を行う従業員24名の企業です。

お客様ごとに合わせたコンサルティング型の支援が多く、担当社員の経験や判断に業務が依存しやすい状態になっていました。

また、案件ごとの作業工数が増えやすく、売上を拡大しようとすると社員の負担も増えるという課題がありました。

【お客様の課題】

成果を出している社員のノウハウが、
他の社員へ十分に共有されていない。

営業から提案までの進め方が、
担当社員によって異なっている。

お客様ごとに個別対応する範囲が広く、
案件ごとの作業工数が増えやすい。

過去に似た案件を経験していても、
提案資料や成功事例を十分に再利用できていない。

営業導線や提案方法が共通化されておらず、
社員によって成果に差が生まれやすい。

案件が増えるほど社員の負担も増え、
利益率を安定させながら事業を拡大することが難しい。

つまり、

「お客様ごとに最適なWeb集客支援を提供したい」

という考えと、

「担当者だけに頼らず、会社として成果を再現できるようにしたい」

という二つの課題を両立する必要がありました。

なぜWeb集客支援会社では属人化が起こりやすいのか

Web集客では、お客様によって状況が大きく異なります。

業種
商品・サービス
顧客層
価格
競合
現在の集客方法
営業方法
Webサイトの状況
目標とする成果

などを確認しながら、その企業に合った方法を考える必要があります。

そのため、経験豊富な社員ほど、

「この場合はこの施策がよい」
「このお客様には、この順番で提案した方がよい」

といった判断ができるようになります。

しかし、その判断理由が本人の頭の中だけに残ると、他の社員が同じような案件を担当しても再現できません。

個別提案と属人化は同じではない

Web集客支援で大切なのは、

「お客様によって提案を変えること」

と、

「仕事の進め方や判断基準まで担当者任せにすること」

を分けることです。

例えば、

初回相談で何を確認するか
現状をどのように整理するか
課題をどう分類するか
提案前に何を確認するか
営業から支援担当へ何を引き継ぐか
成果をどのように振り返るか

といった基本的な流れは共通化できます。

一方で、

どの集客方法を提案するか
どの訴求を選ぶか
どこを優先して改善するか

といった部分には、社員の経験や専門性を活かします。

標準化とは、社員全員を同じやり方にすることではありません。

共通化できる仕事を仕組みにし、人にしかできない判断や提案へ社員の能力を集中させることです。

Web集客支援会社で起こりやすい10の属人化課題

次のような状態がないか確認してみてください。

1．営業の進め方が担当者によって違う
2．初回ヒアリングで確認する内容が統一されていない
3．提案書を案件ごとに一から作っている
4．成果を出している社員の判断方法が共有されていない
5．過去の成功事例を次の提案へ十分に活用できていない
6．営業から支援担当への引き継ぎ方法が人によって違う
7．案件ごとの作業工数を把握できていない
8．案件が増えるほど社員の業務量も増えている
9．新人が一人で提案・支援できるまで時間がかかる
10．売上が伸びても利益率が安定しない

複数当てはまる場合には、

「優秀な社員をもっと採用する」

ことだけでなく、

「今いる優秀な社員のノウハウを会社全体で使える状態になっているか」

という視点で仕事の仕組みを確認することが大切です。

属人化を減らすために行った10の取り組み

今回の支援では、提供価値を「成果を出すための共通設計」として整理し、業務の標準化とひな型づくりを進めました。

1．問い合わせから支援までの流れを見える化する

見込み顧客との接点から契約、支援、改善提案までの流れを整理しました。

2．初回ヒアリング項目を整理する

顧客の事業、商品、顧客層、現在の集客状況、営業方法、課題など、基本的に確認する項目を共有しました。

3．課題整理の基本的な考え方を共有する

担当者の感覚だけで判断せず、どこに集客上の問題があるのかを整理できるようにしました。

4．提案書の基本構成をひな型化する

現状、課題、改善方法、実施内容など、共通して使える基本構成を整えました。

5．成功事例を再利用できる形で蓄積する

「何を実施したか」だけでなく、「なぜその施策を選んだのか」まで残します。

6．営業から支援担当への引き継ぎを整理する

受注後に必要な顧客情報や提案内容を共有できるようにしました。

7．案件ごとの作業工数を見える化する

どの業務に時間がかかっているのかを確認し、改善できる仕事を探します。

8．共通業務と個別対応を分ける

毎回一から考える必要がない仕事と、顧客ごとに考えるべき仕事を整理しました。

9．成功・失敗事例を社内で共有する

結果だけではなく、判断理由や改善点も共有し、次の案件へ活かします。

10．標準化とノウハウ共有を人事評価につなげる

業務改善、ひな型づくり、ノウハウ共有、後輩育成などを社員目標に設定し、その達成度を賞与へ反映する仕組みを整えました。

営業からWeb集客支援までの流れを標準化する

Web集客支援の再現性を高めるためには、個別の集客施策だけではなく、顧客との接点から支援後までの流れを見ることが重要です。

例えば、

見込み顧客との接点
↓
問い合わせ・相談
↓
初回ヒアリング
↓
現在の集客状況の確認
↓
商品・サービスの確認
↓
顧客層の確認
↓
現在の営業方法の確認
↓
課題の整理
↓
改善方法の検討
↓
提案
↓
見積り
↓
受注
↓
営業から支援担当への引き継ぎ
↓
施策の準備
↓
実施・運用
↓
数値・反応の確認
↓
課題の分析
↓
改善案の検討
↓
顧客への報告
↓
改善提案
↓
次の施策の実施

という流れです。

この流れを見える化すると、

問い合わせはあるが商談につながっていない
商談は多いが成約率が低い
提案資料の作成に時間がかかっている
受注後の引き継ぎで情報が不足している
成果分析が担当者任せになっている

といった問題を発見しやすくなります。

成果だけでなく「成果が出た理由」を残す

Web集客では、

「この施策で問い合わせが増えた」

という結果だけを残しても、別の案件でそのまま再現できるとは限りません。

重要なのは、

どのような顧客だったか
どのような課題があったか
何を仮説として考えたか
なぜその施策を選んだか
どのような反応があったか
何を改善したか

まで残すことです。

これによって、成功事例が単なる実績ではなく、次の社員が考えるための会社の知識になります。

案件ごとの工数を減らし、利益を残しやすい仕組みをつくる

Web集客支援では、同じ売上の案件でも必要な工数が違えば、会社に残る利益も変わります。

そのため、

受注金額
↓
予定工数
↓
実際の工数
↓
予定との差
↓
工数が増えた理由
↓
案件の利益
↓
次回の提案・見積り・進め方の改善

という流れで確認します。

毎回一から作っているものを探す

例えば、

初回ヒアリングシート
現状分析の項目
提案書
進行表
顧客への報告資料
成果確認表
改善提案の基本構成

などは、共通部分をひな型として持てる可能性があります。

もちろん、顧客ごとの内容まで同じにする必要はありません。

「共通部分は会社の仕組みとして持ち、個別部分に社員の時間を使う」

という考え方です。

案件を経験するほど会社の仕事が良くなる状態をつくる

理想は、案件が終わるたびに、

新しい成功事例が増える
失敗から判断基準が増える
ひな型が改善される
見積り精度が高まる
新人が学べる材料が増える

という状態です。

「案件が増えるほど忙しくなる会社」から、

「案件を経験するほど会社のノウハウが増える会社」

へ変えていくことが、事業拡大と利益の安定を両立するポイントになります。

会社の課題を社員目標と人事評価につなげる

業務フローや提案のひな型を作るだけでは、属人化の解消は続かないことがあります。

そこで、

会社の経営課題
↓
社員の具体的な目標
↓
日々の行動
↓
達成度の確認
↓
人事評価
↓
賞与への反映

という流れを整えました。

例えば、

「提案ノウハウが属人化している」

という課題なら、

「成約した案件について、顧客課題・提案内容・判断理由を毎月1件共有する」

という目標にできます。

「提案資料を毎回一から作っている」

という課題なら、

「繰り返し使用できる提案資料のひな型を四半期に1つ改善する」

という目標にできます。

「案件の工数が増えている」

という課題なら、

「担当案件の予定工数と実績工数を確認し、差が大きかった案件の改善策を毎月1件提案する」

という目標にできます。

「ベテラン社員に判断が集中している」

という課題なら、

「自分しか判断できない業務を1つ選び、判断基準と事例を他の社員へ共有する」

という目標にできます。

評価するのは、

「自分が成果を出したか」

だけではありません。

「自分の成功方法を会社へ残した」
「他の社員が成果を出せるようにした」
「仕事の工数を減らした」
「会社の仕組みを改善した」

という行動も評価します。

目指すのは、

「自分ができる」

から、

「他の社員もできる」

そして、

「会社全体でさらに改善できる」

という組織への変化です。

より具体的な解決方法についての無料セミナーを開催しています

取り組みによって生まれた変化｜売上5,000万円・利益2,500万円増加につながった事例とご相談

今回の東京都・従業員24名のWeb集客支援会社では、

営業から支援までの流れの見える化
初回ヒアリング項目の整理
課題整理方法の共有
提案資料のひな型化
成功・失敗事例の共有
営業から支援担当への引き継ぎ改善
案件工数の見える化
共通業務と個別業務の整理
社員目標の設定
人事評価と賞与への連動

などに取り組みました。

その結果、

・社員の属人化解消に対する意識が高まった
・営業や提案の進め方を共有しやすくなった
・過去の成功事例を次の案件へ活かしやすくなった
・案件ごとの作業を見直しやすくなった
・会社が抱えていた課題の改善につながった

という変化が生まれました。

結果として、

売上は5,000万円増加、
利益は2,500万円増加

につながりました。

ただし、同じ取り組みを行えば、すべての企業で同じ売上・利益の増加が実現するという意味ではありません。

成果は、顧客数、案件単価、支援内容、社員数、市場環境などによって異なります。

今回の事例で大切なのは、

「優秀な社員のやり方を、そのまま全員へ押し付けること」

ではありません。

成果を出している社員の経験から、

「他の社員も使える考え方や基本的な進め方」

を見つけ、会社の仕組みとして蓄積することです。

この考え方はWeb集客支援会社だけでなく、

広告・マーケティング
Web制作
動画制作
システム開発
営業支援
人材・採用支援
コンサルティング
製造業
建設業
その他の専門サービス

など、営業・制作・技術・提案のノウハウが特定社員に集中している企業にも応用できます。

サービスは全国のあらゆる業種の企業に対応できます。

「成果を出す社員が限られている」
「案件ごとに毎回一から考えている」
「提案資料を作るのに時間がかかる」
「社員を増やしても売上が思うように伸びない」
「売上は増えても利益率が安定しない」
「優秀な社員に仕事が集中している」

このようなお悩みがある場合には、

「もっと案件を増やすにはどうするか」

だけではなく、

「今ある成功ノウハウを、他の社員がどれだけ再現できる状態になっているか」

という視点から会社の仕事を見直してみる方法があります。

ご相談はこちらからお送りいただけます。

よくあるご質問 FAQ

ブランディング戦略立案の仕事は、企業ごとに課題や方向性が異なるため、高度な提案力や企画力が求められます。