製品企画・製造会社の社員の属人化の解決方法

ブランディング戦略立案の仕事は、企業ごとに課題や方向性が異なるため、高度な提案力や企画力が求められます。

製品企画・製造会社の属人化を減らし、部門連携と利益を安定させる組織づくり

製品の企画・製造を行う会社では、

「担当者によって仕事の進め方が違う」
「現場とバックオフィスの情報共有がうまくいかない」
「ベテラン社員に判断や調整業務が集中している」
「同じようなミスや確認作業が繰り返される」
「売上が増えても社員の負担が増え、利益が残りにくい」

といった課題が起こることがあります。

特に、企画・製造だけでなく、顧客やパートナーへの支援業務まで行っている会社では、関係する社員や部門が増えるため、仕事の流れが複雑になりやすくなります。

こうしたときに重要なのが「属人化」の見直しです。

属人化とは、仕事の進め方、判断基準、顧客情報、製造や支援のノウハウなどが特定の社員に集中し、その社員がいなければ他の社員が同じ品質で仕事を進めにくい状態です。

大切なのは、

「経験豊富な社員を必要としない会社にすること」

ではありません。

「経験豊富な社員が持っている知識や仕事の進め方を、会社全体で活用できる状態にすること」

です。

ここでは、東京都の従業員42名の製品企画・製造会社の事例をもとに、業務の属人化を減らし、バックオフィスと現場の連携、サービス品質、利益を安定させる組織づくりをご紹介します。

お客様が抱えていた課題

今回ご相談いただいたのは、水を軸とした製品の企画・製造を行っている東京都の従業員42名の会社です。

製品の企画・製造に加えて、
バックオフィス代行や、
顧客・パートナーへの支援サービスも行っていました。

事業が広がる一方で、
業務の進め方、
情報共有の方法、
現場との連携、
顧客への対応方法などが、
担当者それぞれの経験に依存しやすくなっていました。

その結果、

担当者によって業務手順が違う
同じ業務でも品質に差が出る
バックオフィスと現場の連携に時間がかかる
必要な情報が一部社員に集中する
確認や手戻りが増える
顧客対応の品質にばらつきが生まれる
パートナーへの支援方法が担当者によって変わる
案件が増えるほど社員の工数も増える

といった課題がありました。

こうした小さな違いの積み重ねが、業務効率だけでなく、利益率や顧客満足にも影響しやすい状態になっていました。

そこで、

業務プロセスを見える化する
担当者ごとに異なる仕事を整理する
バックオフィスと現場の連携ルールをつくる
共通業務を標準化する
改善活動を社員目標にする

ことに取り組みました。

なぜ製品企画・製造会社では業務が属人化しやすいのか

製品の企画から製造、顧客支援までを行う会社では、一つの商品やサービスに複数の社員が関わります。

例えば、

企画
営業
受注
製造
在庫
出荷
請求
顧客対応
パートナー対応

などです。

それぞれの仕事が個別に効率化されていても、部門と部門の間に問題があると会社全体では非効率になります。

社員の経験で仕事をつないでいる

「この案件なら○○さんに確認する」

「この顧客は○○さんしか分からない」

という状態が増えると、人が情報をつなぐことになります。

社員同士の助け合いは大切ですが、それだけに頼ると担当者不在時に仕事が止まりやすくなります。

部門ごとに仕事の進め方が最適化される

バックオフィスでは効率的でも、現場にとって使いにくい仕組みになっていることがあります。

逆に、現場の都合だけで仕事を進めると、バックオフィスの確認作業が増えることもあります。

そのため、

「一つの部門を効率化する」

だけではなく、

「会社全体で仕事が流れるようにする」

という視点が必要です。

顧客・パートナー対応も属人化しやすい

支援サービスでは、担当者によって説明方法や対応範囲が変わると、顧客やパートナーが感じる品質にも差が生まれます。

継続的な取引関係をつくるためにも、基本となる支援方法を整理することが大切です。

製品企画・製造会社で起こりやすい10の属人化課題

1．担当者によって業務手順が違う

同じ仕事でも進め方や確認方法が異なります。

2．重要な情報が一部社員に集中している

担当者が不在になると確認に時間がかかります。

3．バックオフィスと現場で情報が分断されている

必要な情報が必要なタイミングで届きません。

4．同じ内容を何度も確認している

情報共有が不十分だと、確認作業や入力作業が重複します。

5．引き継ぎ方法が決まっていない

口頭での引き継ぎが多いと、情報漏れや認識違いにつながります。

6．顧客対応の品質が担当者によって変わる

説明内容や対応方法にばらつきが生まれます。

7．パートナーへの支援方法が統一されていない

担当者によって受けられる支援に差が出ることがあります。

8．ベテラン社員へ判断業務が集中する

経験豊富な社員が確認作業に追われ、本来の仕事に集中しにくくなります。

9．案件が増えるほど工数も増える

業務が仕組み化されていなければ、売上拡大と社員の負担増が比例します。

10．サービス品質や利益率が安定しない

手戻りや重複業務が増えると、同じ売上でも利益が残りにくくなります。

業務の属人化を減らすために行った10の取り組み

今回の支援では、人の経験や判断力をなくすのではなく、共通化できる仕事を会社の仕組みに変えることを重視しました。

1．会社全体の業務プロセスを見える化する

企画から製造、顧客対応まで、仕事がどのように流れているかを整理します。

2．属人化している仕事を洗い出す

「○○さんしか分からない仕事」を確認します。

3．バックオフィスと現場の役割を明確にする

誰がどこまで担当するのかを整理します。

4．部門間の連携ルールをつくる

どの情報を、誰が、いつ共有するのかを決めます。

5．共通業務を標準化する

毎回同じ判断を必要としない仕事は、基本手順を整えます。

6．チェックリストやテンプレートを整備する

確認漏れや手戻りを減らします。

7．判断基準を言葉にする

ベテラン社員が経験から判断している内容を可能な範囲で共有します。

8．顧客・パートナー対応の基本手順を整理する

担当者が変わっても一定の品質を保ちやすくします。

9．成功・失敗事例を共有する

現場で得た経験を、会社全体で使えるノウハウとして残します。

10．業務改善を人事評価と賞与につなげる

標準化や部門連携への貢献を社員目標とし、達成度を評価します。

バックオフィスと現場を一つの業務の流れとして考える

部門間の属人化を減らすためには、

「バックオフィスの仕事」

「現場の仕事」

と分けて考えるだけでは不十分です。

顧客から見れば、すべてが一つの会社のサービスだからです。

例えば、

顧客からの相談
↓
内容確認
↓
社内情報共有
↓
担当者決定
↓
企画・提案
↓
受注
↓
現場への引き継ぎ
↓
製品・サービス提供
↓
バックオフィスでの事務処理
↓
顧客への報告
↓
結果確認
↓
顧客・パートナーとの振り返り
↓
次の課題確認

という流れで整理します。

こうすると、

どこで情報が止まっているのか
どこで同じ作業を繰り返しているのか
誰に確認が集中しているのか
どこで手戻りが起きているのか

が分かりやすくなります。

部門連携で重要なのは「情報を渡すルール」

「もっとコミュニケーションを取りましょう」

だけでは、部門連携はなかなか改善しません。

例えば、

何を共有するのか
誰が入力するのか
いつまでに共有するのか
誰が確認するのか
変更があった場合はどうするのか

まで決めます。

人の気配りに頼っていた連携を、会社の仕組みに変えていくことがポイントです。

顧客満足と継続取引を高めるために支援品質をそろえる

顧客やパートナーとの関係を長く続けるには、

「誰が担当しても安心できる」

状態をつくることが大切です。

もちろん、人による温かみや個性まで統一する必要はありません。

標準化するのは、

最初に何を確認するか
どのタイミングで連絡するか
どの情報を共有するか
問題が起きたときに誰へ報告するか
支援後に何を確認するか

といった基本的な仕事の進め方です。

例えば、

サービス提供
↓
顧客の利用状況を確認
↓
困っていることを確認
↓
改善点を整理
↓
必要な支援を提案
↓
結果を確認

という流れをつくります。

これによって、単発の取引で終わるのではなく、顧客の変化を継続して確認しやすくなります。

顧客との長期的な関係をつくるには、新しいサービスを売ることだけではなく、

「今のサービスで困っていることはないか」

を継続して確認することが大切です。

会社の営業課題を社員目標と人事評価につなげる

業務マニュアルや連携ルールを作っても、実際に使われなければ属人化は残ります。

そこで、

会社の経営課題
↓
社員の具体的な目標
↓
日々の行動
↓
達成度の確認
↓
人事評価
↓
賞与への反映

という流れをつくります。

例えば、

「部門間の情報共有が遅い」

という課題なら、

「現場への引き継ぎ項目を整理する」

という目標にできます。

「同じミスが繰り返されている」

という課題なら、

「ミスの原因と改善方法を共有する」

という目標にできます。

「業務がベテラン社員に集中している」

という課題なら、

「自分の業務をマニュアル化する」
「他の社員へ業務を教える」

という目標にできます。

「顧客対応にばらつきがある」

という課題なら、

「顧客対応の基本手順を整理する」

という目標にできます。

これによって、

「自分の仕事をこなす」

だけではなく、

「会社全体が仕事をしやすい状態をつくる」

ことも評価できるようになります。

より具体的な解決方法についての無料セミナーを開催しています

取り組み後の結果と業務の属人化についてのご相談

今回の東京都・従業員42名の製品企画・製造会社では、2025年8月26日から、

業務プロセスの整理
バックオフィスと現場の役割整理
部門間の連携ルールづくり
共通業務の標準化
顧客・パートナー対応の整理
業務ノウハウの共有

などに取り組みました。

さらに、

業務手順を改善する
部門間の情報共有を改善する
ノウハウを他の社員へ共有する
顧客対応の品質を高める

といった内容を社員目標にし、その達成度を賞与へ反映する人事評価を取り入れました。

その結果、社員にも、

「自分の担当業務だけを終わらせる」

のではなく、

「次の工程や他の部門が仕事をしやすい状態をつくる」

という意識が高まり、属人化をはじめとする会社の課題改善につながりました。

結果として、

売上は1億円増加、
利益は5,000万円増加

につながりました。

もちろん、同じ取り組みを行えば、すべての企業で同じ成果になるという意味ではありません。

事業内容、顧客構成、社員数、商品単価、市場環境などによって成果は異なります。

大切なのは、

「特定の社員しか分からない仕事はないか」
「部門間で情報が止まっていないか」
「同じ確認や入力を何度もしていないか」
「ベテラン社員の判断基準を会社に残せているか」
「顧客対応の品質が担当者によって変わっていないか」

を整理することです。

この事例が参考になりやすい企業

次のようなお悩みを持つ企業に参考にしていただきやすい内容です。

業務が一部社員に集中している
部門間の連携がうまくいかない
担当者によって仕事の進め方が違う
営業や製造のノウハウが共有されていない
ベテラン社員への依存が大きい
同じミスや確認作業が繰り返される
顧客対応の品質にばらつきがある
案件増加とともに社員の負担も増えている
売上は伸びても利益率が安定しない
事業拡大に対応できる組織をつくりたい

製品企画・製造会社だけでなく、製造業、卸売業、IT、Web制作、営業支援、人材、コンサルティングなど、営業・現場・バックオフィス間の仕事が属人化している企業にも応用できます。

もし、

「ベテラン社員しか分からない仕事が多い」
「現場と事務部門の連携に時間がかかる」
「社員によって仕事の品質が違う」
「売上が増えても社員の仕事量ばかり増える」
「成功した方法を会社のノウハウとして残したい」
「業務改善を人事評価にもつなげたい」

と感じていらっしゃいましたら、まず現在の仕事の流れを整理するところからご相談いただけます。

属人化を減らす目的は、

「人に頼らない会社をつくること」

ではありません。

目指すのは、

「社員の経験や知識が会社に残り、次の社員へ受け継がれていく組織」

です。

仕事の流れを見える化する。

優秀な社員の方法を確認する。

共通部分を標準化する。

判断基準を言葉にする。

部門間の連携ルールを整える。

他の社員が実践する。

さらに改善する。

そして、その行動を評価する。

この積み重ねによって、

「あの人しか分からない」

から、

「あの人の経験をみんなで活かし、会社全体でさらに良くできる」

組織へ変えていくことができます。

製品企画・製造会社に限らず、全国・あらゆる業種の企業についてご相談いただけます。

ご相談はこちらからお送りいただけます。

よくあるご質問 FAQ

ブランディング戦略立案の仕事は、企業ごとに課題や方向性が異なるため、高度な提案力や企画力が求められます。