業務効率化支援会社の社員の属人化の解決方法

ブランディング戦略立案の仕事は、企業ごとに課題や方向性が異なるため、高度な提案力や企画力が求められます。

業務効率化支援会社の属人化を減らし、営業と提供業務を安定させる組織づくり

企業の業務効率化を支援する会社では、

「顧客獲得の方法が担当者ごとに違う」
「営業担当者の人脈に頼る場面が多い」
「受注後の進め方も案件ごとに異なる」
「同じような作業を別部門で繰り返している」
「案件が増えるほど社員の負担も増えてしまう」

といった課題が起こることがあります。

業務効率化を支援する会社自身が成長するためには、

営業
受注
引き継ぎ
サービス提供
顧客フォロー

までの流れを、自社でも効率的に整えることが重要です。

特に、

誰に営業するのか
どのように商談へつなげるのか
何をヒアリングするのか
受注後に誰が担当するのか
どのようにサービスを提供するのか

が担当者任せになると、売上が増えても利益が残りにくくなります。

大切なのは、

「優秀な社員のやり方をなくすこと」

ではありません。

「成果につながっている仕事の進め方を、会社全体で使える仕組みにすること」

です。

ここでは、東京都の従業員27名の業務効率化支援会社の事例をもとに、営業やサービス提供の属人化を減らし、案件が増えても対応しやすい組織をつくる方法をご紹介します。

お客様が抱えていた課題

今回ご相談いただいたのは、東京都で企業の業務効率化を支援している従業員27名の会社です。

顧客獲得から、
商談、
受注、
サービス提供までの流れが、
担当者それぞれの判断や経験に依存していました。

新規顧客を獲得する方法も、
既存の人脈や紹介、
担当者ごとの営業活動に左右されやすく、
会社として再現できる営業導線が十分に整っていませんでした。

さらに受注後も、

顧客へのヒアリング
課題整理
サービス内容の決定
社内での引き継ぎ
実際の支援
結果確認

などの進め方が案件ごとに異なっていました。

その結果、

営業成果が一部社員に集中する
見込み顧客への対応漏れが起こる
案件の取りこぼしが発生する
同じような作業を複数部門で行う
社員間の引き継ぎに時間がかかる
経験豊富な社員へ仕事が集中する
案件が増えるほど工数も増える

といった課題がありました。

事業をさらに成長させるためには、

「売上を増やす」

だけではなく、

「同じ人数でも、より多くの案件に対応できる仕組みをつくる」

ことが必要な状態でした。

そこで、

サービスごとの顧客の流れを整理する
営業から受注までの導線を標準化する
受注後の提供プロセスを見える化する
重複業務を減らす
役割分担を明確にする

ことに取り組みました。

なぜ業務効率化支援会社でも属人化が起こるのか

業務効率化を支援している会社でも、自社の仕事が自然に効率化されるとは限りません。

顧客によって課題が異なるため、個別対応が増えやすいからです。

ある企業では、

営業管理を改善したい

別の企業では、

事務作業を減らしたい
社内情報を共有したい
部門間の連携を改善したい

など、求められる支援が異なります。

そのため、担当者の判断力や経験はとても重要です。

営業方法が担当者に依存しやすい

経験のある社員は、

どの企業へ営業するか
誰へ連絡するか
どんな課題を入り口にするか
どのサービスを提案するか

を感覚的に判断できます。

しかし、その判断基準が共有されていなければ、他の社員は再現できません。

顧客ごとに仕事の進め方まで変えてしまう

顧客ごとに提案内容を変えることは必要です。

ただし、

問い合わせ対応
初回ヒアリング
課題整理
見積もり
受注
引き継ぎ
サービス提供
結果確認

まで毎回違う方法で進める必要はありません。

成長するほど重複業務が増える

会社が成長すると、営業、企画、実務担当など複数の社員や部門が一つの案件に関わるようになります。

その際に役割分担が曖昧だと、

同じ資料を複数人が作る
同じ情報を何度も顧客へ確認する
別部門で同じ調査をする

といった工数の無駄が生まれやすくなります。

業務効率化支援会社で起こりやすい10の課題

1．顧客獲得方法が担当者によって違う

紹介、人脈、個別営業などに偏り、会社として営業を再現できません。

2．見込み顧客への対応にばらつきがある

連絡方法やフォロー時期が決まっていないと、案件の取りこぼしにつながります。

3．商談時のヒアリング内容が統一されていない

必要な情報を聞き漏らし、後から確認する作業が増えます。

4．提案内容を毎回一から考えている

過去の支援事例や提案内容を活用できず、工数が増えます。

5．受注後の引き継ぎに時間がかかる

営業担当者しか知らない情報が多いと、実務担当者が再確認する必要があります。

6．同じ作業を複数部門で行っている

情報共有が不十分だと、重複業務が発生します。

7．経験豊富な社員に案件が集中する

難しい案件ほど一部社員へ依存しやすくなります。

8．成功した支援方法が会社に残らない

成果の出た方法を記録しなければ、次の案件で活用できません。

9．案件数の増加と工数増加が比例する

標準化されていない状態では、売上を増やすほど人手も必要になります。

10．売上は増えても利益が残りにくい

重複作業や手戻りが多いと、案件数が増えても利益率が高まりません。

営業とサービス提供の属人化を減らす10の取り組み

今回の支援では、顧客ごとの個別提案は残しながら、共通化できる仕事を会社の仕組みに変えることを重視しました。

1．サービスごとの顧客の流れを整理する

顧客がどのように会社を知り、商談、契約へ進むのかを整理します。

2．営業対象を明確にする

どのような課題を持つ企業へ、どのサービスを提案するのかを決めます。

3．見込み顧客への対応方法を標準化する

最初の連絡からフォローまでの基本的な流れを整えます。

4．ヒアリング項目を共通化する

顧客の現状、課題、目的、希望などを漏れなく確認できるようにします。

5．提案の基本構成をテンプレート化する

すべてを同じ提案にするのではなく、共通部分を効率化します。

6．受注後の引き継ぎ方法を標準化する

営業から実務担当へ共有する情報を決めます。

7．サービス提供プロセスを見える化する

誰が、いつ、何をするのかを明確にします。

8．重複業務を整理する

複数部門で行っている同じ作業を確認し、役割分担を見直します。

9．成功事例を会社のノウハウとして残す

成果につながった方法を記録し、他の案件でも活用します。

10．業務改善を社員目標と人事評価につなげる

工数削減や標準化、ノウハウ共有への取り組みを評価します。

顧客との接点からサービス提供までを一つの流れにする

営業と提供業務の属人化を減らすためには、

「営業部門」

「実務部門」

を別々に考えるのではなく、顧客との最初の接点から支援完了までを一つの流れとして整理します。

例えば、

見込み顧客との接点
↓
問い合わせ・営業
↓
初回ヒアリング
↓
課題整理
↓
サービス選定
↓
提案
↓
見積もり
↓
受注
↓
社内引き継ぎ
↓
支援内容の確認
↓
サービス提供
↓
結果確認
↓
顧客との振り返り
↓
次の課題確認
↓
継続提案

という流れです。

この流れを見える化すると、

どの段階で案件が止まっているか
どこで手戻りが発生しているか
どの仕事に時間がかかっているか
どの情報を何度も確認しているか

が分かりやすくなります。

顧客の流れを整理すると営業改善ポイントが見つかる

例えば、

問い合わせは多いが商談にならない

のであれば、問い合わせ後の対応を見直します。

商談は多いが受注につながらないのであれば、

ヒアリング
課題整理
提案内容

を確認します。

受注は増えているのに利益が増えないのであれば、

引き継ぎ
提供工程
重複作業
手戻り

を確認します。

このように、営業だけではなく会社全体の流れから課題を見ることが大切です。

売上拡大と同時に工数を減らす仕組みをつくる

会社が成長するときに注意したいのが、

「売上が2倍になったら、社員の仕事量も2倍になる」

状態です。

これでは、案件が増えるたびに社員を増やさなければならなくなります。

そこで、

人が判断すべき仕事

と、

仕組みにできる仕事

を分けます。

例えば、

顧客の本質的な課題を考える仕事は人が行う

一方で、

ヒアリング項目
案件管理
引き継ぎ
進捗確認
定型資料の作成
社内共有

などは標準化しやすい仕事です。

また、

営業部門で確認した情報を実務部門でもう一度確認している

営業部門と実務部門が別々に似た資料を作っている

複数社員が同じ情報を探している

といった重複がないか確認します。

業務効率化では、

「社員を急がせること」

ではなく、

「やらなくてもよい仕事を減らすこと」

が重要です。

共通業務を仕組みにすることで、社員は、

顧客との対話
課題発見
新しい提案
サービス改善

など、人にしかできない仕事へ時間を使いやすくなります。

会社の課題を社員目標と人事評価につなげる

業務フローやマニュアルを作っても、社員が従来の方法を続けていれば改善は進みません。

そこで、

会社の経営課題
↓
社員の具体的な目標
↓
日々の行動
↓
達成度の確認
↓
人事評価
↓
賞与への反映

という流れをつくります。

例えば、

「案件の取りこぼしがある」

という課題なら、

「見込み顧客へのフォロー方法を標準化する」

という目標にできます。

「重複業務が多い」

という課題なら、

「他部門と重複している業務を洗い出し、改善する」

という目標にします。

「営業ノウハウが属人化している」

という課題なら、

「成果につながった営業方法を共有する」

という目標にできます。

「受注後の工数が多い」

という課題なら、

「引き継ぎ方法を標準化する」
「手戻りを減らす」

といった目標にします。

こうすることで、

「自分の仕事を終わらせる」

だけでなく、

「会社全体の仕事を良くする」

という行動も評価できるようになります。

より具体的な解決方法についての無料セミナーを開催しています

取り組み後の結果と業務の属人化についてのご相談

今回の東京都・従業員27名の業務効率化支援会社では、2025年8月21日から、

顧客獲得から受注までの営業導線の整理
サービスごとの顧客の流れの見える化
受注後の提供プロセスの標準化
役割分担の見直し
重複業務の整理
営業・支援ノウハウの共有

などに取り組みました。

さらに、

業務プロセスを改善する
重複業務を減らす
成功事例を共有する
他の社員でも仕事を進められる仕組みをつくる

といった内容を社員目標にし、その達成度を賞与へ反映する人事評価を取り入れました。

その結果、社員にも、

「自分の担当業務だけを終わらせる」

のではなく、

「会社全体の仕事を効率的にする」

という意識が高まり、営業や提供業務の属人化をはじめとする会社の課題改善につながりました。

結果として、

売上は7,000万円増加、
利益は3,000万円増加

につながりました。

もちろん、同じ取り組みを行えば、すべての企業で同じ成果になるという意味ではありません。

事業内容、サービス単価、社員数、営業体制、案件構成などによって成果は異なります。

大切なのは、

「顧客はどこから来ているのか」
「受注までの流れは担当者によって変わっていないか」
「同じ仕事を複数の社員や部門で行っていないか」
「手戻りが発生している場所はどこか」
「成果を出している社員の方法を会社に残せているか」

を整理することです。

この事例が参考になりやすい企業

次のようなお悩みを持つ企業に参考にしていただきやすい内容です。

営業が一部社員の人脈に依存している
担当者によって営業方法が違う
案件の取りこぼしが起きている
営業から実務への引き継ぎに時間がかかる
複数部門で似た仕事をしている
経験豊富な社員へ仕事が集中している
案件を増やすと工数も増える
売上は増えているのに利益が残りにくい
事業拡大に対応できる組織をつくりたい

業務効率化支援会社だけでなく、IT、営業支援、Web制作、広告、人材、コンサルティング、製造業など、営業やサービス提供のノウハウが属人化している企業にも応用できます。

もし、

「営業を一部の社員に頼っている」
「案件が増えると現場が忙しくなりすぎる」
「同じような業務を複数の部門で行っている」
「営業から納品までをもっと効率化したい」
「事業を拡大しても利益を残せる組織にしたい」
「業務改善を人事評価にもつなげたい」

と感じていらっしゃいましたら、まず現在の顧客獲得からサービス提供までの流れを整理するところからご相談いただけます。

属人化を減らす目的は、

「優秀な社員がいなくても仕事ができる会社」

をつくることではありません。

目指すのは、

「優秀な社員の経験を、会社全体で活用できる会社」

です。

仕事の流れを見える化する。

重複している仕事を見つける。

共通部分を標準化する。

役割を明確にする。

成功した方法を共有する。

社員が改善する。

そして、その取り組みを評価する。

この繰り返しによって、

「あの人しか分からない」

から、

「会社みんなでより良い方法に改善できる」

組織へ変えていくことができます。

業務効率化支援会社に限らず、全国・あらゆる業種の企業についてご相談いただけます。

ご相談はこちらからお送りいただけます。

よくあるご質問 FAQ

ブランディング戦略立案の仕事は、企業ごとに課題や方向性が異なるため、高度な提案力や企画力が求められます。