補助金申請支援会社の社員の属人化の解決方法

ブランディング戦略立案の仕事は、企業ごとに課題や方向性が異なるため、高度な提案力や企画力が求められます。

補助金申請業務の属人化を解消し、事業拡大に対応できる組織をつくる方法

「補助金申請の事務作業が一部の社員に集中している」

「案件が増えるほど事務スタッフの負担も増える」

「営業担当者によって説明や提案の仕方が違う」

「社員を増やしたいが、採用や教育の仕組みが十分にない」

補助金申請支援や資金調達支援を行う会社では、このような課題が起こりやすくなります。

今回ご紹介するのは、東京都で補助金申請サポートや資金調達サポートを行う従業員32名の企業です。

事業拡大に伴って案件数が増える一方、事務作業が多く、業務の平準化や効率化が十分ではありませんでした。

また、事務スタッフや営業メンバーを増やす必要がありましたが、採用や育成、ノウハウ共有の仕組みにも課題がありました。

そこで、業務の標準化、事務・営業ノウハウの共有、社員育成などを社員一人ひとりの目標に設定し、その達成度を人事評価と賞与へ反映しました。

その結果、社員の属人化解消に対する意識が高まり、会社の課題改善が進み、売上8,300万円、利益4,000万円の増加につながりました。

お客様が抱えていた課題

東京都で補助金申請サポートや資金調達支援を行う従業員32名の企業です。

事業が成長するにつれて案件数も増えていましたが、補助金申請には多くの確認作業、資料作成、顧客対応が必要となります。

そのため、案件が増えるほど一部の事務スタッフや営業担当者へ仕事が集中しやすい状態になっていました。

具体的には、

・補助金申請の事務作業が多い
・担当者によって業務の進め方が違う
・一部の社員に申請ノウハウが集中している
・案件が増えるほど繁忙度も上がる
・営業担当者によって説明や提案方法が異なる
・事務と営業の引き継ぎにばらつきがある
・新人教育が先輩社員任せになりやすい
・社員を増やしたくても採用ノウハウが十分でない
・成功事例や改善方法が十分に共有されていない
・事業拡大とともに管理負担も増える

という課題がありました。

そこで、「人を増やすこと」だけではなく、「今ある仕事を誰でも進めやすい仕組みに変えること」を重要な課題としました。

補助金申請支援で属人化が起こりやすい理由

補助金申請では、制度ごとに要件や必要書類が異なり、お客様の状況によって対応内容も変わります。

そのため経験豊富な社員ほど、

「この案件では、この資料が必要」

「ここを事前に確認しておいたほうがよい」

「このように説明するとお客様に伝わりやすい」

といった知識を蓄積していきます。

これは会社にとって非常に大切な財産です。

しかし、その知識が本人の頭の中だけに残ると、

「この案件は○○さんでなければ分からない」

という仕事が増えてしまいます。

属人化解消とは、経験豊富な社員の価値を下げることではありません。

その社員が持っている優れた知識や仕事の進め方を、会社全体で活用できる仕組みに変えることです。

補助金申請業務の属人化で起こりやすい10の課題

補助金・資金調達支援で属人化が進むと、次のような問題が起こりやすくなります。

1．一部の社員に案件が集中する
2．担当者によって申請業務の進め方が異なる
3．必要書類の確認方法に差が出る
4．営業担当者によって提案品質に差が出る
5．事務と営業の引き継ぎがうまくいかない
6．新人教育に時間がかかる
7．案件増加とともに残業や負担も増える
8．担当者が休むと案件の状況が分かりにくい
9．社員を増やしても生産性が上がりにくい
10．売上が増えても利益が比例して増えにくい

特に注意したいのは、「忙しい社員が頑張っているから何とか回っている」という状態です。

この状態のまま事業を拡大すると、社員の負担がさらに増え、採用しても教育が追いつかないという問題につながることがあります。

属人化解消のために取り組む10の仕組み

補助金申請支援では、案件ごとに異なる部分があっても、共通化できる業務は多くあります。

1．申請業務の流れを見える化する

問い合わせから申請完了までの業務工程を整理します。

2．ヒアリング項目を標準化する

最初に確認すべき情報を共通化し、聞き漏らしを減らします。

3．必要書類のチェックリストを作る

担当者による確認方法の差を減らします。

4．提案資料の基本形をつくる

補助金や資金調達支援の説明方法を共通化します。

5．事務と営業の引き継ぎ方法を標準化する

誰が何を確認し、どの段階で次の担当へ渡すのかを明確にします。

6．成功事例を共有する

採択や資金調達につながった案件を社内で蓄積し、次の案件に活かします。

7．新人教育の流れを整える

入社後に何を、どの順番で習得するのかを明確にします。

8．他の社員でもできる業務を増やす

特定社員だけが担当している仕事を少しずつ減らします。

9．業務時間を測定して改善する

時間のかかる工程を見つけ、重複作業や無駄な確認を減らします。

10．業務改善を人事評価の目標にする

標準化、ノウハウ共有、後輩育成、業務時間短縮などを正式な評価対象にします。

人事評価で「会社を良くする行動」を評価する

経営者が、

「マニュアルを作ってほしい」

「ノウハウを共有してほしい」

「新人を育ててほしい」

と伝えるだけでは、日々の案件対応が優先され、改善活動は後回しになりがちです。

そこで、会社が解決したい課題を社員一人ひとりの目標に設定します。

例えば、

・申請業務を標準化する
・業務マニュアルを作成する
・チェックリストを改善する
・事務と営業の連携を改善する
・新人教育の仕組みをつくる
・成功事例を共有する
・一件当たりの事務時間を削減する
・他の社員でも対応できる業務を増やす

といった目標です。

その達成度を人事評価で確認し、賞与へ反映します。

「自分の案件をたくさん処理した人」だけではなく、「会社全体が効率よく仕事をできる仕組みをつくった人」を評価する考え方です。

売上8,300万円・利益4,000万円増加につながった取り組み

今回の企業では、補助金サポート業務の平準化・効率化を進め、事務スタッフや営業メンバーが持つノウハウを会社全体で共有することを目標にしました。

さらに、その改善内容を社員一人ひとりの目標に設定し、達成度を人事評価と賞与へ反映しました。

その結果、社員の属人化解消に対する意識が高まり、会社の課題改善が進み、

・売上8,300万円増加
・利益4,000万円増加

につながりました。

重要なのは、

「案件をもっと増やしてください」

「もっと働いてください」

と求めたのではないことです。

「どうすれば一件の案件をより効率よく処理できるか」

「どうすればベテラン社員のノウハウを新人も使えるか」

「どうすれば社員が増えても同じ品質でサービスを提供できるか」

という会社の課題を、社員自身が改善する仕組みにしたことです。

人を採用する前に「育てられる仕組み」をつくる

事業が成長すると、

「事務スタッフを増やしたい」

「営業社員を採用したい」

という課題が出てきます。

もちろん採用は重要です。

しかし、

採用する
↓
教育する人が忙しい
↓
新人が十分に仕事を覚えられない
↓
ベテラン社員の負担が増える
↓
新人が定着しない
↓
また採用する

という状態では、根本的な人手不足は解消しません。

そのため、

採用
↓
教育の標準化
↓
業務マニュアル
↓
ノウハウ共有
↓
早期戦力化
↓
社員定着
↓
事業拡大

という流れをつくることが重要です。

採用と属人化解消を別々に考えるのではなく、一緒に進めることで事業拡大に対応しやすい組織になります。

このような企業にも活用できます

今回の考え方は、補助金申請支援会社だけに限定されません。

税理士事務所、社労士事務所、行政書士事務所、融資支援会社、コンサルティング会社、IT企業、Web制作会社、人材会社などにも応用できます。

特に、

「事務作業が多く、一部の社員へ集中している」

「業務量が増えるほど残業も増える」

「社員を採用しても教育に時間がかかる」

「営業と事務の連携がうまくいかない」

「売上は伸びているのに利益が増えにくい」

という企業では、属人化が会社の成長を妨げていないか確認することが大切です。

ご相談について

人事評価制度は、社員を評価するだけの制度ではありません。

会社が解決したい課題を社員一人ひとりの目標に落とし込み、その改善行動を評価することで、属人化解消、業務効率化、人材育成、採用後の定着、業績向上を同じ方向へつなげることができます。

「補助金申請業務が一部の社員に集中している」

「事務作業をもっと効率化したい」

「新人を早く育てられる仕組みをつくりたい」

「社員を増やして事業を拡大したい」

「人事評価制度を会社の業績向上につなげたい」

このようなお悩みがございましたら、まず「どの業務が、誰に、どの程度集中しているのか」を整理するところから、丁寧にお手伝いいたします。

全国の企業に対応しております。

ご相談はこちらからお送りいただけます。

よくあるご質問 FAQ

ブランディング戦略立案の仕事は、企業ごとに課題や方向性が異なるため、高度な提案力や企画力が求められます。