AI活用支援会社の社員の属人化の解決方法

ブランディング戦略立案の仕事は、企業ごとに課題や方向性が異なるため、高度な提案力や企画力が求められます。

AI活用支援会社の属人化を減らし、開発・導入の利益を安定させる組織づくり

企業の業務にAIを取り入れ、業務効率化や新しい価値づくりを支援するサービスでは、お客様ごとに業務内容や解決したい課題が異なります。

そのため、一社一社に合わせた提案や開発が強みになる一方で、

「案件ごとに一から開発している」
「同じような仕事を毎回繰り返している」
「開発方法が担当者によって違う」
「過去の成功事例が次の案件で活用されていない」
「案件が増えても利益が思うように増えない」

といった問題も起こりやすくなります。

今回ご紹介するのは、愛知県で企業の業務プロセスにAIを組み込み、業務効率化と価値創出を支援する従業員21名の企業で、開発・導入業務の属人化を見直した事例です。

ポイントは、すべての案件を同じ方法で開発することではありません。

「お客様ごとに変えるべき部分」と「会社として共通化できる部分」を分け、社員の経験を会社のノウハウとして蓄積できる仕組みを整えることです。

お客様が抱えていた課題

今回のお客様は、愛知県で企業の業務プロセスにAIを取り入れ、業務効率化や新しい価値づくりを支援する従業員21名の企業です。

お客様ごとに業務内容が違うため、開発・導入では個別対応が必要でした。

一方、個別対応が増えるほど開発工数も増え、利益を安定させにくいという問題が生まれていました。

【お客様の課題】

案件ごとの個別対応が多く、
開発・導入に必要な工数が増えやすい。

同じような課題の案件でも、
担当者ごとに開発方法や進め方が異なる。

過去に成功した開発方法や導入方法が、
他の案件へ十分に活用されていない。

社員が持っている技術や業務知識が、
個人の中に留まりやすい。

案件が増えるほど社員の負担も増え、
利益率が圧迫されやすい。

過去の成功事例を共通化して次の案件へ活かす仕組みが十分でなく、
受注できる案件を広げる機会を逃しやすい。

つまり、

「お客様ごとの課題に合わせた柔軟な開発を続けたい」

という考えと、

「毎回ゼロから作る仕事を減らし、利益を安定させたい」

という二つの課題を両立する必要がありました。

なぜAI活用支援の開発・導入は属人化しやすいのか

企業がAIを活用したい業務はさまざまです。

資料作成を効率化したい企業もあれば、問い合わせ対応、営業支援、情報整理、社内業務の自動化などを進めたい企業もあります。

そのため、顧客ごとに異なる対応が必要になるのは自然なことです。

「個別対応」と「属人化」は分けて考える

ここで大切なのは、

「お客様に合わせて開発内容を変えること」

と、

「開発・導入の進め方まで担当者ごとに違うこと」

を分けることです。

例えば、

初回ヒアリングで確認すること
業務を整理する方法
要件を確認する手順
開発前の確認事項
動作確認の方法
顧客への説明
導入後の確認

などには、案件が違っても共通化できる部分があります。

一方で、

どの業務を改善するのか
どの方法を採用するのか
どこまで自動化するのか
顧客固有の業務へどう対応するのか

には専門的な判断が必要です。

属人化を減らす目的は、すべての開発を同じにすることではありません。

「毎回考えなくてもよい仕事」を会社の仕組みにし、

「人にしかできない判断や価値の高い仕事」

へ社員の時間を使えるようにすることです。

AI活用・業務改善支援で起こりやすい10の属人化課題

次のような状態がないか確認してみてください。

1．同じような案件でも毎回ゼロから設計している
2．担当者によって開発・導入方法が違う
3．顧客業務についての知識が担当者に集中している
4．過去の成功事例を他案件で十分に活用できていない
5．失敗した方法やその理由が会社に残っていない
6．要件確認や顧客への説明方法が統一されていない
7．ベテラン社員に技術的な判断が集中している
8．案件が増えるほど開発工数も比例して増えている
9．新人が一人で案件を担当できるまで時間がかかる
10．売上が増えても開発工数が増え、利益率が安定しない

複数当てはまる場合、

「もっと社員を増やす」

だけではなく、

「すでに社内にある知識や成功事例を、次の案件で再利用できているか」

を確認することが重要です。

属人化を減らすために行った10の取り組み

今回の支援では、顧客ごとの個別性を残しながら、開発・導入で共通化できる部分を整理しました。

1．開発・導入業務の全体を見える化する

問い合わせからヒアリング、開発、導入、運用確認まで、実際にどのように仕事が進んでいるのかを整理します。

2．共通業務と個別業務を分ける

案件ごとに変える必要がある部分と、どの案件でも共通して行っている部分を分けます。

3．ヒアリング項目を整理する

顧客の現在の業務、困っていること、作業時間、利用者、期待する結果など、最初に確認したい項目を共有します。

4．成功事例を分類して蓄積する

単に「○○社へ導入した」と残すのではなく、

どのような課題だったのか
どの業務を改善したのか
どのような方法を使ったのか
なぜその方法を選んだのか

まで整理します。

5．再利用できる部分をひな型にする

過去の開発から、設計、確認項目、説明資料、導入手順など、次の案件でも利用できるものを整理します。

6．判断基準を共有する

手順だけではなく、

「なぜこの方法を選んだのか」
「どの条件なら別の方法にするのか」

という判断理由も残します。

7．失敗事例も会社の知識にする

うまくいかなかった方法、想定より工数が増えた理由、導入時に発生した問題なども記録します。

8．導入時の基本プロセスを整える

導入前確認、設定、顧客説明、利用開始、利用状況確認など、共通化できる仕事を整理します。

9．他の社員が実際に再現できるか確認する

資料を作って終わりではなく、別の社員がその資料や事例を使い、実際の案件で対応できるかを確認します。

10．ノウハウ共有と業務改善を人事評価へ反映する

個人の案件数や売上だけでなく、開発方法の共有、後輩育成、再利用できる仕組みづくりなどを社員目標とし、達成度を賞与へ反映する人事評価を整えました。

開発から導入までの流れを標準化する

案件ごとの工数を確認するには、まず開発・導入プロセス全体を見えるようにします。

例えば、

問い合わせ・相談
↓
顧客の業務内容を確認
↓
現在の業務プロセスを整理
↓
解決したい課題を確認
↓
AIを活用できる業務を検討
↓
要件整理
↓
提案
↓
見積もり
↓
受注
↓
設計
↓
開発
↓
社内確認
↓
顧客確認
↓
修正
↓
導入
↓
利用方法の説明
↓
利用状況の確認
↓
改善・追加支援

という流れです。

この流れを見える化すると、

ヒアリングに時間がかかっている
要件整理を毎回一から行っている
同じような機能を何度も作っている
顧客確認による修正が多い
導入後の説明に時間がかかっている

など、工数が増えている場所を確認できます。

標準化するのは「完成品」ではなく「仕事の進め方」

AI活用支援では、お客様ごとに完成する仕組みが違って当然です。

そのため、

「すべて同じシステムを提供する」

ことを目指す必要はありません。

標準化するのは、

何を確認するか
どの順番で進めるか
何を記録するか
どこで顧客確認を行うか
どの状態なら次の工程へ進むか

といった仕事の基本です。

これによって、顧客ごとの柔軟性を残しながら、無駄なやり直しや重複作業を減らしやすくなります。

過去の開発を「会社の資産」に変えて利益率を高める

属人化が強い会社では、過去に良い仕事をしていても、その経験が次の案件で十分に使われていないことがあります。

例えば、

A社で開発した方法を、B社の担当者が知らない。

過去に同じ問題が発生しているのに、別の社員がもう一度同じ失敗をする。

以前作成した説明資料があるのに、新しい担当者が一から作る。

このような小さな重複が積み重なると、案件数が増えるほど工数も増えていきます。

「何を作ったか」だけではなく「なぜ作ったか」を残す

過去案件では、

顧客の業種
解決したかった課題
対象となった業務
導入前の仕事の流れ
検討した方法
採用した方法
その方法を選んだ理由
開発時に起こった問題
導入後に分かったこと
次回改善したいこと

まで整理します。

こうすると、過去の案件が単なる実績ではなく、

「次の社員が判断するときに使える会社の知識」

になります。

再利用できる部分を増やす

案件を振り返る際には、

「今回作ったもののうち、次の案件でも使えるものは何か」

という質問をします。

例えば、

ヒアリングシート
業務整理の方法
提案書の基本構成
開発時の確認表
よく使う処理
動作確認項目
顧客向け説明資料
導入時のチェックリスト

などです。

個別案件で作ったものを少しずつ会社の共通資産へ変えることで、

案件数が増えるたびに仕事が増える会社

から、

案件を経験するほど会社のノウハウが増え、次の仕事を進めやすくなる会社

への変化を目指せます。

会社の課題を社員目標と人事評価につなげる

仕組みを作っても、

「忙しいので今回は今までの方法でやります」

という状態が続けば、属人化は戻ってしまいます。

そこで今回の支援では、

会社の経営課題
↓
社員の具体的な目標
↓
日々の行動
↓
達成度の確認
↓
人事評価
↓
賞与への反映

という流れを整えました。

例えば、

「開発方法が社員によって違う」

という課題なら、

「担当案件の成功・失敗事例を月1件共有し、再利用できる内容を整理する」

という目標にできます。

「毎回ゼロから開発している」

という課題なら、

「過去案件から共通化できる機能や手順を3件整理し、他案件で利用できる状態にする」

という目標にできます。

「導入方法が属人化している」

という課題なら、

「導入時のチェックリストを作成し、別の社員が通常案件を担当できる状態にする」

という目標にできます。

「新人育成に時間がかかる」

という課題なら、

「後輩社員が一人で通常案件の初回ヒアリングを実施できる状態まで育成する」

という目標にできます。

「自分ができる」だけで評価しない

専門性の高い社員ほど、

「自分でやった方が早い」

という状態になりやすいものです。

しかし、それだけを評価していると会社の属人化は強くなります。

そこで、

自分が成果を出したか

だけでなく、

他の社員へ何を共有したか
誰が新しくできるようになったか
どの業務を共通化したか
過去の知識をどの案件へ活用したか

も評価します。

優秀な社員の価値を小さくするのではありません。

その人の知識や経験を会社全体へ広げたことも、大きな貢献として評価する考え方です。

より具体的な解決方法についての無料セミナーを開催しています

取り組みによって生まれた変化｜売上5,000万円・利益2,500万円増加につながった事例とご相談

今回の愛知県・従業員21名のAI活用・業務改善支援会社では、

開発・導入プロセスの見える化
共通業務と個別業務の整理
ヒアリング項目の標準化
成功・失敗事例の共有
再利用できる開発方法の整理
判断基準の共有
導入プロセスの標準化
後輩育成
社員目標の設定
人事評価と賞与への連動

などに取り組みました。

その結果、

・社員の属人化解消に対する意識が高まった
・開発や導入の進め方を共有しやすくなった
・過去の案件を次の案件へ活かしやすくなった
・業務の再現性向上につながった
・会社が抱えていた課題の改善につながった

という変化が生まれました。

結果として、

売上は5,000万円増加、
利益は2,500万円増加

につながりました。

ただし、同じ取り組みを行えば、すべての企業で同じ売上・利益の増加が実現するという意味ではありません。

成果は、顧客数、受注単価、案件内容、社員数、市場環境、既存の業務体制などによって異なります。

この事例で特に大切なのは、

「案件をこなすほど、会社にノウハウが蓄積される仕組みをつくる」

という考え方です。

これはAI活用支援会社だけの問題ではありません。

システム開発
IT支援
Web制作
広告・マーケティング
コンサルティング
営業支援
人材・採用支援
設計・開発
製造業
建設業

など、営業・制作・技術・専門知識が特定社員に集中している企業にも応用できます。

サービスは全国のあらゆる業種の企業に対応できます。

「ベテラン社員に案件が集中している」
「同じような仕事を毎回一から行っている」
「過去の成功事例が次の仕事に活かされていない」
「売上が増えているのに利益が増えにくい」
「社員を増やしても育成に時間がかかる」

このようなお悩みがある場合には、

「誰に仕事が集中しているのか」

だけでなく、

「すでに会社にある知識を、次の案件でどれだけ再利用できているか」

という視点から確認してみる方法があります。

ご相談はこちらからお送りいただけます。

よくあるご質問 FAQ

ブランディング戦略立案の仕事は、企業ごとに課題や方向性が異なるため、高度な提案力や企画力が求められます。