補助金申請支援会社の社員の属人化の解決方法

ブランディング戦略立案の仕事は、企業ごとに課題や方向性が異なるため、高度な提案力や企画力が求められます。

補助金申請支援会社の属人化を減らし、業務効率と利益を安定させる組織づくり

補助金申請の支援業務では、

「確認作業に時間がかかる」
「担当者によって仕事の進め方が違う」
「案件が増えても対応できる人数に限界がある」
「ベテラン社員に判断や確認が集中する」
「売上が増えても人件費や作業時間が増え、利益が残りにくい」

といった課題が起こることがあります。

補助金申請では、顧客ごとに事業内容や必要な資料が異なるため、担当者の知識や経験は大切です。

一方で、すべての作業を担当者個人の経験に任せてしまうと、案件が増えるほど社員の負担も増えやすくなります。

大切なのは、

「専門的な判断まで一律にすること」

ではありません。

共通化できる作業と、人の判断が必要な作業を分け、

「担当者の経験に頼っていた仕事の進め方を、会社に残る仕組みに変えること」

です。

ここでは、愛知県の従業員25名の補助金申請サポート会社で、業務プロセスの棚卸しと標準化に取り組んだ事例をご紹介します。

お客様が抱えていた課題

今回ご相談いただいたのは、愛知県で補助金申請サポートを行っている従業員25名の会社です。

申請支援を行う中で、
書類のスキャニング、
資料の確認、
目視によるチェックなど、
人の作業に頼る工程が多くなっていました。

さらに、
顧客によって必要な作業が異なり、
担当者によって仕事の進め方にも違いがありました。

その結果、

案件ごとに必要な工数が変わる
担当者によって作業時間に差が出る
品質確認の方法が統一されていない
同じような確認作業を何度も行う
経験のある社員へ判断が集中する
案件が増えると人手が不足する
新しい案件を受けられない機会損失が生まれる
案件ごとに納期やコストが変動する

といった課題につながっていました。

特に大きな問題は、

「案件を増やせば、その分だけ人の作業も増える」

という状態です。

売上が伸びても、それ以上に工数が増えてしまえば、利益率は安定しません。

そこで、

業務プロセスを棚卸しする
共通作業と個別作業を分ける
作業手順を標準化する
品質確認の基準を整理する
業務改善を社員目標にする

という取り組みを進めました。

なぜ補助金申請支援の仕事は属人化しやすいのか

補助金申請の支援では、顧客企業によって事業内容や準備する資料が異なります。

そのため、一定の専門知識や経験が必要になります。

顧客ごとに必要な対応が異なる

顧客の状況が違えば、確認すべき内容も変わります。

その結果、

「この案件は○○さんに聞かないと分からない」

という仕事が増えやすくなります。

定型作業と専門的な判断が混在している

申請支援の中には、

資料を受け取る
ファイルを整理する
不足資料を確認する
決められた項目をチェックする

など、一定のルールで進められる仕事があります。

一方で、顧客の状況を確認しながら個別に判断する仕事もあります。

この2つを分けずに一人の担当者が最初から最後まで行うと、専門的な社員が定型作業にも多くの時間を使うことになります。

品質基準が担当者の経験に依存する

「どこまで確認すればよいのか」

「どの状態なら次の工程へ進めるのか」

という基準が明確でなければ、担当者によって確認の深さや作業時間に差が生まれます。

属人化を減らすには、作業手順だけでなく「確認基準」も整理することが重要です。

補助金申請支援会社で起こりやすい10の課題

1．資料確認に多くの時間がかかる

目視確認などの作業が積み重なり、社員の工数を圧迫します。

2．担当者によって仕事の進め方が違う

同じような案件でも作業手順や所要時間に差が生まれます。

3．必要資料の確認方法が統一されていない

担当者ごとに確認項目が異なると、抜け漏れや再確認につながります。

4．品質基準が明確になっていない

「どこまで確認するか」が個人の判断に依存します。

5．同じような作業を毎回一から行っている

過去案件の方法を再利用できず、工数が増えます。

6．ベテラン社員に判断が集中する

重要な確認が一部社員に集中し、その社員が忙しくなります。

7．新人が一人で対応できるまで時間がかかる

仕事の判断基準が言語化されていないと、経験によって覚えるしかありません。

8．案件ごとの原価を把握しにくい

必要工数が安定しなければ、案件ごとの採算も見えにくくなります。

9．案件増加に社員数が追いつかない

人の作業量と案件数が比例し、受注できる案件数に限界が生まれます。

10．納期や利益率が安定しない

作業時間のばらつきが、納期やコストの変動につながります。

業務効率と再現性を高めるために行った10の取り組み

今回の支援では、専門的な判断をなくすのではなく、

「専門家でなくてもできる仕事」と
「専門的な判断が必要な仕事」

を整理することから始めました。

1．業務プロセスを最初から最後まで棚卸しする

問い合わせから案件終了まで、どのような仕事が発生しているかを確認します。

2．各作業に必要な時間を確認する

どの工程に多くの工数がかかっているかを見える化します。

3．共通業務と個別業務を分ける

どの案件にも共通する仕事を整理します。

4．定型作業の基本手順を決める

スキャニングや資料整理など、共通化できる仕事の進め方を整えます。

5．必要資料のチェックリストをつくる

確認漏れや二重確認を減らします。

6．品質確認の基準を明確にする

誰が確認しても一定の基準で判断しやすい状態をつくります。

7．専門的な判断が必要な工程を明確にする

経験豊富な社員が、本当に判断を必要とする仕事へ集中できるようにします。

8．過去案件の事例とノウハウを共有する

同じような案件で一から考える時間を減らします。

9．業務時間と案件ごとの採算を確認する

どの工程が利益率を圧迫しているのかを把握します。

10．業務改善を社員目標と人事評価につなげる

標準化やノウハウ共有への貢献を評価し、達成度を賞与へ反映します。

補助金申請業務を「人にしかできない仕事」と「標準化できる仕事」に分ける

属人化を減らすときに大切なのは、

「すべての仕事をマニュアル化する」

ことではありません。

例えば、基本的な業務の流れを、

問い合わせ
↓
顧客の状況確認
↓
初回ヒアリング
↓
必要情報の整理
↓
必要資料の確認
↓
資料の受領
↓
スキャニング・データ整理
↓
不足資料の確認
↓
申請内容の整理
↓
書類作成
↓
社内確認
↓
顧客確認
↓
修正
↓
最終確認
↓
申請
↓
案件の振り返り
↓
事例・ノウハウの共有

という形で見える化します。

そのうえで、各工程を、

「決められた手順で進められる仕事」

「一定の条件で判断できる仕事」

「専門的な知識や経験が必要な仕事」

に分けます。

例えば、ファイル整理や基本的なチェックまで経験豊富な社員が行っているのであれば、その社員の時間を十分に活かせていない可能性があります。

定型業務を標準化することで、経験豊富な社員は、

顧客へのヒアリング
複雑な案件の判断
申請内容の確認
業務改善
社員育成

など、人の経験がより必要な仕事に時間を使いやすくなります。

品質を落とさず業務を標準化するために重要なこと

補助金申請支援では、

「標準化するとサービス品質が下がるのではないか」

と感じることもあるかもしれません。

しかし、標準化する目的は、判断を簡略化することではありません。

むしろ、

「基本的な確認漏れを減らし、重要な判断へ時間を使えるようにすること」

です。

作業手順だけでなく品質基準を決める

例えば、

どの資料がそろっていれば次へ進めるのか
どの項目を確認するのか
不足がある場合は誰へ確認するのか
どの段階で上司や専門担当者が確認するのか
修正後に何を再確認するのか

まで整理します。

チェックリストを「考えなくする道具」にしない

チェックリストは、専門的な判断の代わりではありません。

基本的な確認を漏れなく行うための道具です。

定型的な確認をチェックリストで行い、判断が必要な案件だけ経験豊富な社員へ相談できる状態にすると、品質と業務効率を両立しやすくなります。

案件終了後の振り返りを会社のノウハウにする

案件が終了したら、

どこに時間がかかったか
どんな確認漏れがあったか
何を改善できるか
次回は何を共通化できるか

を確認します。

これを繰り返すことで、マニュアルや業務フローそのものも改善されていきます。

会社の課題を社員目標と人事評価につなげる

業務フローやマニュアルを作っただけでは、属人化が解消されないことがあります。

重要なのは、社員自身が、

「自分の仕事を終わらせる」

だけではなく、

「会社全体の仕事を良くする」

という意識を持てる仕組みをつくることです。

そこで、

会社の経営課題
↓
社員の具体的な目標
↓
日々の業務改善
↓
達成度の確認
↓
人事評価
↓
賞与への反映

という流れをつくります。

例えば、

「資料確認に時間がかかっている」

という課題なら、

「資料確認のチェックリストを作成し、確認時間を改善する」

という目標にできます。

「担当者によって仕事の進め方が違う」

のであれば、

「自分の業務手順を見える化し、共通化できる部分を整理する」

という目標にできます。

「ベテラン社員に判断が集中している」

のであれば、

「判断基準を整理し、他の社員へ共有する」

という目標にできます。

こうすることで、

「自分がたくさんの案件を処理する」

だけではなく、

「他の社員も効率よく仕事ができる状態をつくる」

ことも評価できるようになります。

より具体的な解決方法についての無料セミナーを開催しています

取り組み後の結果と業務の属人化についてのご相談

今回の愛知県・従業員25名の補助金申請サポート会社では、2025年8月27日から、

業務プロセスの棚卸し
共通業務と個別業務の整理
作業手順の標準化
品質基準の整理
チェック方法の見直し
ノウハウ共有

などに取り組みました。

さらに、

「業務プロセスを見直し、誰でも再現しやすい仕事の進め方をつくること」

を社員の目標として設定し、その達成度を賞与へ反映する人事評価を取り入れました。

その結果、社員にも属人化を減らすことへの意識が高まり、会社が抱えていた課題の改善につながりました。

結果として、

売上は5,000万円増加、
利益は2,500万円増加

につながりました。

もちろん、同じ方法を取り入れれば、すべての企業で同じ売上・利益の増加が実現するという意味ではありません。

顧客数、案件単価、社員数、市場環境、業務内容などによって成果は異なります。

この事例で大切なのは、数字だけではなく、

「人が頑張ることで案件を増やす」

という状態から、

「仕事の進め方を改善することで、対応できる案件を増やす」

という考え方へ変えていったことです。

このような企業に参考にしていただけます

・特定の社員に業務が集中している
・社員によって仕事の進め方が違う
・営業や制作のノウハウが個人に留まっている
・確認作業や入力作業に時間がかかっている
・案件が増えるほど残業や人件費も増える
・新人が一人で仕事をできるまで時間がかかる
・ベテラン社員が簡単な確認作業にも追われている
・案件ごとのコストや納期が安定しない
・売上は増えているのに利益が残りにくい
・事業拡大に対応できる業務の仕組みをつくりたい

補助金申請支援だけでなく、コンサルティング、士業、営業支援、人材、IT、Web制作、バックオフィスなど、社員の知識や経験に依存しやすい企業にも応用できます。

もし、

「案件を増やしたいが社員の手が足りない」
「特定の社員にしか分からない仕事がある」
「確認作業が多く、本来の仕事に時間を使えない」
「業務を標準化したいが、どこから始めればよいか分からない」
「業務改善を社員の人事評価にもつなげたい」

と感じていらっしゃる場合には、まず現在の仕事を最初から最後まで見える化するところから始める方法があります。

属人化を減らす目的は、

「経験豊富な社員を必要なくすること」

ではありません。

経験豊富な社員が持つ知識や判断力を会社に残し、その社員がより価値の高い仕事に集中できる組織をつくることです。

業務を見える化する。

時間のかかる工程を見つける。

共通業務と個別業務を分ける。

共通業務を標準化する。

判断基準を言葉にする。

他の社員が実践する。

結果を確認する。

さらに改善する。

そして、その改善行動を評価する。

この循環によって、

「あの人しかできない」

から、

「あの人の経験を会社全体で活かせる」

組織へ変えていくことができます。

全国・あらゆる業種の企業についてご相談いただけます。

ご相談はこちらからお送りいただけます。

よくあるご質問 FAQ

ブランディング戦略立案の仕事は、企業ごとに課題や方向性が異なるため、高度な提案力や企画力が求められます。