WEBサイト制作会社の社員の属人化の解決方法

ブランディング戦略立案の仕事は、企業ごとに課題や方向性が異なるため、高度な提案力や企画力が求められます。

案件が増えても利益が残らないのは、なぜでしょうか？

「仕事の依頼は増えているのに、利益が思うように残らない」
「優秀な社員ほど忙しくなり、仕事が集中している」
「担当者によって制作の進め方や品質が違う」
「営業から納品まで、特定の社員に聞かなければ分からない」
「社員を増やしても、社長や管理職の負担が減らない」

Webサイト制作会社の経営者様から、このようなお悩みをお聞きすることがあります。

Web制作の仕事は、お客様ごとに目的や要望が異なります。営業、企画、デザイン、開発、運用まで幅広い対応が必要なため、経験豊富な社員の判断力や技術力は大きな強みです。

しかし、その知識や仕事の進め方が特定の社員だけに蓄積されると、案件が増えるほど一部の社員に負担が集中してしまいます。

このような状態を「業務の属人化」といいます。

属人化が進むと、仕事の効率や品質、営業の成約率にばらつきが生まれ、売上が増えても利益が残りにくくなることがあります。

今回ご紹介するのは、東京都の従業員16名のWebサイト制作会社で、業務の標準化と人事評価制度を活用し、売上4,000万円・利益2,000万円の増加につながった事例です。

大切なのは、社員にもっと頑張ってもらうことではありません。

社員一人ひとりの経験や能力を、会社全体で活かせる仕組みに変えていくことです。

お客様の課題｜東京都・従業員16名のWebサイト制作会社

お客様の事業内容

今回のお客様は、東京都でWebサイト制作を行う従業員16名の企業です。

制作だけでなく、開発や運用も並行して担当しており、複数のプロジェクトを進めながら、お客様ごとの要望に対応されていました。

一方で、業務の進め方やノウハウが社員個人やプロジェクトごとに蓄積され、会社全体での共有や標準化が十分に進んでいないことが課題となっていました。

お客様が抱えていた具体的な経営課題

【課題①】営業から制作、開発、運用までの進め方が担当者によって異なり、業務の効率にばらつきが生じていました。

【課題②】優秀な社員の知識や経験が個人に蓄積され、他の社員が同じ方法を活用しにくい状態でした。

【課題③】案件ごとに作業手順が異なり、制作工程の標準化が進みにくくなっていました。

【課題④】プロジェクトごとの情報共有が十分ではなく、担当者以外が進行状況を把握しにくいことがありました。

【課題⑤】提案や見積りの方法が案件ごとに異なり、営業活動の再現性を高める必要がありました。

【課題⑥】営業導線や提案フローが統一されておらず、受注率を安定させることが難しい状態でした。

こうした課題を改善するため、営業・制作・開発・運用の業務を整理し、社員個人のノウハウを会社全体で活用できる仕組みづくりを進めました。

Web制作会社で業務の属人化が起こりやすい理由

案件ごとに仕事の内容が異なる

Webサイト制作では、お客様によって目的、予算、納期、デザイン、必要な機能、運用方法などが異なります。

そのため、案件ごとの柔軟な対応が求められます。

しかし、すべての仕事を担当者の判断に任せてしまうと、同じような業務でも進め方や作業時間が異なりやすくなります。

優秀な社員に仕事が集中する

経験豊富な社員ほど、お客様の要望を理解し、効率よく制作を進める方法を知っています。

そのため、難しい案件や重要な判断が、その社員に集中することがあります。

「この案件は○○さんでなければ進められない」

という仕事が増えると、会社の成長に伴って社員の負担も大きくなります。

営業の成功方法が共有されていない

Web制作会社では、営業担当者によってヒアリング方法や提案内容が異なることがあります。

成果を出している社員の営業方法が共有されていなければ、会社全体の受注率を安定させることが難しくなります。

そこで重要なのが、営業と制作の両方を仕組み化することです。

課題解決のために取り組んだ10の改善策

今回の取り組みでは、業務プロセスの標準化とノウハウの蓄積を優先し、提案・見積り・制作フローのテンプレート化を進める方針としました。

以下は、その方針を具体的な業務に落とし込むための10の改善項目です。

① 営業から納品までの業務を見える化する

問い合わせ、ヒアリング、提案、見積り、受注、制作、開発、確認、納品、運用という流れを整理します。

どの工程に時間がかかり、どの仕事が特定の社員に依存しているのかを確認します。

② 優秀な社員の仕事の進め方を共有する

成果を出している社員が、どのようにお客様の課題を聞き取り、提案し、制作を進めているのかを整理します。

個人の経験を、他の社員も活用できるノウハウに変えていきます。

③ ヒアリング内容を標準化する

お客様の目的、ターゲット、予算、納期、必要な機能、公開後の運用など、確認すべき項目を整理します。

初回の確認漏れを減らし、提案や制作の手戻りを防ぎます。

④ 提案書をテンプレート化する

成果につながった提案書の構成や説明方法を共有します。

毎回ゼロから作成する負担を減らしながら、提案品質の安定を目指します。

⑤ 見積りの作成方法を統一する

デザイン、開発、修正、運用などの必要工数を整理し、見積りの判断基準を共有します。

担当者による見積りのばらつきを減らし、適正な利益を確保しやすくします。

⑥ 制作・開発工程を標準化する

制作開始から確認、修正、納品までの流れを整理します。

共通化できる業務について、作業手順やチェックリストを整備し、制作時間の短縮を目指します。

⑦ プロジェクト情報を共有する

案件の進捗、顧客からの要望、修正履歴、今後の予定などを共有できるようにします。

担当者が不在でも、他の社員が状況を把握しやすい体制をつくります。

⑧ 成功事例を会社の財産にする

受注につながった提案や効率的な制作方法などを記録します。

成功事例を共有することで、社員一人ひとりの経験を会社全体の成長につなげます。

⑨ 営業導線を整え、受注率の安定を目指す

問い合わせから商談、提案、見積り、受注までの流れを整理します。

成果を出している営業方法を共有し、担当者による成約率のばらつきを減らします。

⑩ 業務改善を社員の目標に設定し、賞与へ反映する

業務標準化、テンプレート作成、ノウハウ共有、制作時間短縮などを社員個別の目標に設定します。

達成度を人事評価で確認し、賞与へ反映することで、継続的な改善を促します。

人事評価制度を活用し、社員が主体的に改善する組織へ

会社の課題を社員一人ひとりの目標にする

経営者が「仕事を効率化してほしい」「ノウハウを共有してほしい」と伝えるだけでは、忙しい社員にとって改善活動は後回しになりがちです。

そこで、会社が解決したい課題を社員個別の目標へ落とし込みます。

会社目標：属人化解消・生産性向上・利益改善
↓
部署目標：営業活動の標準化・制作工程の効率化
↓
社員個別目標：テンプレート作成・ノウハウ共有・作業時間短縮
↓
上司との面談：改善活動の進捗と課題を確認
↓
人事評価：目標達成度と会社への貢献を評価
↓
賞与：改善への努力と成果を適切に反映

「自分だけができる仕事」から「みんなができる仕事」へ

大切なのは、社員の専門性をなくすことではありません。

優秀な社員が持つ経験や工夫を、他の社員も活用できるようにすることです。

そして、自分の仕事だけでなく、会社全体の業務を改善した社員も適切に評価します。

「会社の課題を解決することが、自分自身の評価にもつながる」

この関係が明確になることで、社員が主体的に改善へ取り組みやすくなります。

取り組みの結果｜売上4,000万円・利益2,000万円増加

今回の企業では、営業・制作・開発・運用の業務を見直し、属人化解消と業務標準化を社員個別の目標に設定しました。

さらに、改善活動の達成度を人事評価と賞与に反映する仕組みを取り入れました。

その結果、社員の属人化解消に対する意識が高まり、会社の課題改善が進みました。

【業績改善の結果】

売上：4,000万円増加

利益：2,000万円増加

重要なのは、単に社員へ「もっと仕事をしてください」と求めたのではないことです。

営業や制作の仕事を見直し、社員一人ひとりが会社の課題解決に取り組む仕組みをつくったことがポイントです。

なお、これは個別企業の事例であり、すべての企業で同じ成果を保証するものではありません。また、業績増加のすべてが人事評価制度だけによるものと断定するものではありません。

より具体的な解決方法についての無料セミナーを開催しています

営業や制作の属人化にお悩みの経営者様へ｜ご相談について

今回の考え方は、Webサイト制作会社だけでなく、映像制作会社、広告会社、デザイン会社、IT企業、システム開発会社などにも応用できます。

また、業種を問わず、営業や業務のノウハウが特定の社員に集中している企業にも活用できます。

特に、次のようなお悩みをお持ちの経営者様におすすめです。

・優秀な社員に仕事が集中している
・社員を増やしても利益が増えない
・営業担当者によって受注率が異なる
・制作や開発の進め方が統一されていない
・人事評価制度を業績向上につなげたい

当社では、経営心理学の考え方と人事評価制度を活用し、属人化解消、社員の主体性向上、生産性向上、利益改善をご支援しています。

人事評価制度を作成するだけでなく、会社目標の整理、社員個別の目標設定、管理職との面談、改善活動の進め方まで、実際に運用できる仕組みづくりを大切にしています。

全国の企業様を対象にご相談を承っています。

「自社の場合は、どこから改善すればよいのだろう」

そのような段階からでも大丈夫です。

まずは、現在の仕事の中で、誰にどの業務が集中しているのか、一緒に整理するところから始めてみませんか。

ご相談はこちらからお送りいただけます。

よくあるご質問 FAQ

ブランディング戦略立案の仕事は、企業ごとに課題や方向性が異なるため、高度な提案力や企画力が求められます。