システム開発会社の社員の属人化の解決方法

ブランディング戦略立案の仕事は、企業ごとに課題や方向性が異なるため、高度な提案力や企画力が求められます。

システム開発会社の属人化を解消し、案件が増えても利益を残せる組織をつくる方法

「案件はあるのに、対応できる社員が足りない」

「営業のできる社員と、そうでない社員の差が大きい」

「お客様ごとに開発内容が違い、毎回ゼロから考えている」

「商談や提案が一部の社員に集中している」

「新規案件は取れても、継続的な売上につながっていない」

オーダーメイドのシステム開発や企業向け研修を行う会社では、このようなお悩みが起こることがあります。

お客様ごとに異なる課題へ柔軟に対応できることは、大きな強みです。

しかし、その強みが特定社員の経験や知識だけに支えられていると、

「この案件は○○さんしか対応できない」

「このお客様への提案は△△さんでないと難しい」

という仕事が増えていきます。

その結果、案件が増えるほど一部の社員へ仕事が集中し、会社全体の成長が優秀な社員の能力や時間に左右されるようになります。

今回ご紹介するのは、大阪府でオーダーメイドのシステム開発と、企業への新しいデジタル技術の導入支援・研修を行う従業員16名の企業です。

受託開発と研修という、人の知識や時間に依存しやすい事業モデルであるため、案件ごとに提供内容が変わり、営業・提案・サービス提供の再現性が十分に整っていませんでした。

また、新規案件の獲得に力を入れても、一度の開発や研修で取引が終了することがあり、継続的な売上につなげる仕組みも課題となっていました。

そこで、

・サービス内容の標準化
・営業・商談プロセスの見える化
・提案資料のテンプレート化
・成功事例の共有
・導入後の継続支援の仕組み化

などを会社の重要課題として整理しました。

そして、その課題解決を社員一人ひとりの目標へ落とし込み、達成度を人事評価と賞与へ反映しました。

取り組みの結果、社員の属人化解消に対する意識が高まり、会社の課題改善が進んだことで、

・売上5,000万円増加
・利益2,000万円増加

につながりました。

お客様の課題

大阪府でオーダーメイドのシステム開発と、企業向けの新しいデジタル技術の導入支援・研修を行う従業員16名の企業です。

お客様の課題に合わせて柔軟に開発や研修を提供できることが強みである一方、受託開発や研修は社員の専門知識や経験へ依存しやすく、案件ごとに進め方が異なっていました。

具体的には、
・商談から受注までの進め方が担当者によって異なる
・担当者によって成約率に差がある
・案件ごとに提案内容を一から考えている
・開発や研修ノウハウが一部社員に集中している
・案件が増えると優秀な社員へ仕事が集中する
・開発や研修終了後の継続提案が担当者任せになっている
といった課題です。

そこで、個人の能力だけに頼らず、営業・提案・サービス提供の成功方法を会社全体で活用できる仕組みへ変え、さらに一度の取引を継続的な支援へつなげることを重要な経営課題としました。

システム開発会社で属人化が起こりやすい理由

オーダーメイドのシステム開発では、お客様によって要望が大きく異なります。

例えば、

・解決したい経営課題
・必要となる機能
・既存システム
・業務の流れ
・予算
・納期
・利用人数
・導入後の運用方法

など、一つとして同じ案件はありません。

そのため経験豊富な社員ほど、

「この会社なら、このように提案したほうがよい」

「この要件なら、この方法で進めると早い」

「この段階で確認しておかないと後で手戻りになる」

という判断ができるようになります。

これは会社にとって大切な財産です。

しかし、その判断方法が本人の頭の中だけに残ると、

「○○さんがいないと分からない」

という仕事が増えていきます。

属人化を解消するとは、社員の専門性をなくすことではありません。

優秀な社員が持っている経験や判断力を、他の社員も活用できる会社の財産へ変えていくことです。

システム開発会社の属人化で起こりやすい10の問題

営業・開発・研修の属人化が進むと、次のような問題が起こりやすくなります。

1．新規顧客を獲得できる社員が限られる
2．担当者によって商談の成約率に差が生まれる
3．お客様ごとに毎回ゼロから提案を考える
4．難しい案件が特定の社員へ集中する
5．開発や研修のノウハウが会社に蓄積されない
6．新人が一人で案件を担当できるまで時間がかかる
7．案件数が増えるほど一部社員の負担が増える
8．担当者が退職すると顧客情報やノウハウまで失われる
9．一度の受注で終わり、継続契約につながらない
10．売上が増えても人件費や工数が増え、利益が残りにくい

特に注意したいのは、

「優秀な社員が頑張ってくれているから、今は仕事が回っている」

という状態です。

現在は大きな問題がなくても、その社員にさらに案件が集中したり、休職・退職したりすると、それまで見えていなかった属人化の問題が一気に表面化する可能性があります。

属人化解消の第一歩は、成果を出している社員の仕事を見える化すること

属人化を解消しようとして、最初から細かなマニュアルを作る必要はありません。

まず取り組みたいのは、

「成果を出している社員は、何をしているのか」

を明らかにすることです。

営業・提案・開発の成功方法を言葉にする

例えば、

・どのようなお客様を営業対象にしているのか
・最初の商談で何を質問しているのか
・お客様の課題をどのように整理しているのか
・どのタイミングで提案しているのか
・どのような内容を提案書に入れているのか
・受注後にどのように要件を整理しているのか
・手戻りを防ぐために何を確認しているのか
・納品後にどのようなフォローをしているのか

などを整理します。

「○○さんは営業力がある」

「△△さんは開発力が高い」

で終わらせず、

「なぜ成果を出せているのか」

を具体的な行動へ分解することが大切です。

商談から受注までの営業プロセスを標準化する

新規案件を安定して獲得するには、営業担当者個人のセンスだけに頼らない仕組みが必要です。

例えば、

見込み顧客の発掘
↓
初回接点
↓
ヒアリング
↓
課題整理
↓
提案内容の設計
↓
提案
↓
見積り
↓
フォロー
↓
受注

という流れを整理します。

営業プロセスを見えるようにすると、

「どの段階で商談が止まっているのか」

「成約する社員としない社員の違いは何か」

「どのような提案が受注につながっているのか」

を会社として分析できるようになります。

営業を「できる人だけの仕事」から「会社全体で改善できる仕事」へ変えていきます。

提案内容をテンプレート化し、毎回ゼロから考えない

オーダーメイドの開発では、お客様ごとに提案内容が違います。

しかし、すべてを毎回ゼロから作る必要はありません。

例えば、

・会社概要
・ヒアリング項目
・現状の課題
・改善後の状態
・提案内容
・進行方法
・開発期間
・導入後の支援
・成果確認方法

など、共通する部分を基本形として整理します。

そのうえで、お客様固有の課題に合わせて変更します。

「基本形＋個別対応」という形にすることで、提案作成時間を短縮しながら、品質も安定させやすくなります。

開発や研修サービスを整理し、提供方法を標準化する

受託開発や研修では、お客様から相談される内容に一定の共通点が見つかることがあります。

例えば、

・現状分析
・課題整理
・導入計画
・システム設計
・開発
・研修
・導入支援
・運用支援
・効果確認
・改善支援

などです。

これらを整理し、

「この課題であれば、まずこの支援」

「この段階まで進んだら、次はこの支援」

という基本的なサービスの流れをつくります。

お客様に合わせた柔軟性を残しながら、共通部分を標準化することで、提供品質と生産性の両方を高めやすくなります。

成功した案件のノウハウを会社の財産にする

せっかく良い案件を経験しても、その知識が担当者だけに残ってしまえば、次の社員はまたゼロから考えなければなりません。

そこで案件終了後に、

・お客様は何に困っていたか
・なぜ受注できたか
・どのような提案をしたか
・どのような開発や研修を行ったか
・何がお客様から評価されたか
・どのくらい工数がかかったか
・どのような問題が発生したか
・どのように解決したか
・次の案件で何を改善するか

などを整理します。

一つ案件を経験するたびに、

「社員個人だけが成長する」

のではなく、

「会社全体にノウハウが蓄積される」

状態を目指します。

新規受注だけでなく、導入後の継続支援を仕組みにする

システム開発や研修は、納品したらすべて終わりではありません。

導入後には新しい課題が生まれます。

例えば、

・利用状況の確認
・運用方法の改善
・追加機能
・社員への追加研修
・新しい部門への展開
・業務改善
・定期的な見直し

などです。

そこで、

納品・研修終了
↓
効果確認
↓
新しい課題の確認
↓
改善提案
↓
追加支援
↓
定期的なフォロー

という流れをつくります。

一度のお取引で終了するのではなく、お客様の変化に合わせて継続的に支援できる関係をつくることで、売上の安定化にもつながります。

既存顧客への提案を担当者任せにしない

既存のお客様は、すでに会社のサービスを理解してくださっている大切なお客様です。

ところが、

「担当者が気づいたときだけ提案する」

という状態では、追加支援の機会を逃すことがあります。

そこで、

・納品1か月後
・3か月後
・半年後
・1年後

など、一定の時期に、

「現在の利用状況はいかがですか」

「新しい課題はありませんか」

と確認する仕組みをつくります。

既存顧客への継続的な価値提供を会社の仕組みにすることで、担当者個人の営業力だけに頼らず、長期的な関係を築きやすくなります。

人事評価制度で「会社の課題解決」を社員の目標にする

ここが今回の取り組みの重要なポイントです。

経営者が、

「ノウハウを共有してください」

「営業を仕組み化してください」

「若手を育ててください」

「既存顧客へもっと提案してください」

と伝えても、忙しい社員にとっては目の前の案件が優先されます。

そこで、会社が解決したい課題そのものを社員一人ひとりの目標へ落とし込みます。

売上・利益につながる改善行動を評価する

例えば、

・営業プロセスを標準化する
・提案資料をテンプレート化する
・成約率を改善する
・成功事例を共有する
・開発工程を標準化する
・研修内容を標準化する
・新人でも対応できる仕事を増やす
・既存顧客への継続提案を増やす
・開発や研修の工数を削減する
・継続的な売上につながるサービスをつくる

といった目標です。

そして、それぞれの目標に対する達成度を確認し、人事評価と賞与へ反映します。

単に、

「自分でたくさん売上をつくった社員」

だけではなく、

「他の社員も成果を出せる仕組みをつくった社員」

「会社全体の生産性を高めた社員」

「将来の利益につながる改善をした社員」

も評価する考え方です。

人事評価と賞与を連動させ、改善を続けられる会社にする

属人化解消が進みにくい理由の一つに、

「自分でやったほうが早い」

という問題があります。

確かに目の前の一つの案件だけを考えれば、経験豊富な社員が自分で対応したほうが早い場合があります。

しかし、それを繰り返していると、その社員へ仕事が集中し続けます。

そこで、

会社の課題
↓
部署の課題
↓
社員一人ひとりの目標
↓
具体的な改善行動
↓
人事評価
↓
賞与

までをつなげます。

ノウハウ共有、テンプレート作成、後輩育成、業務改善などを、

「時間があったら行う仕事」

ではなく、

「会社が正式に評価する仕事」

として位置づけます。

取り組みにより売上5,000万円・利益2,000万円増加

今回の企業では、営業・商談・提案・サービス提供の属人化を減らすため、業務を整理し、標準化やテンプレート化を進めました。

さらに、導入後の継続支援を強化し、一度の受注だけではなく長期的な顧客関係をつくることも会社の課題としました。

そして、

・営業の再現性を高める
・提案の標準化を進める
・ノウハウを共有する
・既存顧客への継続提案を増やす
・業務効率を高める

といった改善活動を社員一人ひとりの目標へ落とし込み、達成度を人事評価と賞与へ反映しました。

その結果、社員の属人化解消や会社の課題解決に対する意識が高まり、改善が進んだことで、

・売上5,000万円増加
・利益2,000万円増加

につながりました。

大切なのは、社員へ単純に、

「もっと売ってください」

「もっとたくさん開発してください」

と求めたことではありません。

「どうすれば他の社員も成約できるのか」

「どうすれば同じ品質でサービスを提供できるのか」

「どうすれば一度のお客様から継続的に相談していただけるのか」

「どうすれば売上だけでなく利益も残せるのか」

という会社の課題そのものを、社員の目標へ変えたことがポイントです。

この仕組みはシステム開発会社以外にも活用できます

今回の考え方は、システム開発や企業研修を行う会社だけに限定されるものではありません。

・ITサービス会社
・Web制作会社
・映像制作会社
・広告会社
・コンサルティング会社
・研修会社
・設計会社
・建設会社
・専門商社
・案件ごとの個別対応が多い企業

などでも応用できます。

共通しているのは、

「○○さんにしかできない仕事」

が会社の中に増えていることです。

特に、

「社長や一部社員しか営業できない」

「優秀な社員へ難しい案件が集中している」

「社員を増やしても売上や利益が比例して増えない」

「既存顧客への継続提案ができていない」

「担当者が辞めるとノウハウまで失ってしまう」

という企業では、属人化が会社の成長を妨げていないか確認することが大切です。

システム開発会社が成長するには「個人の専門性」を「会社の仕組み」に変える

優秀な社員の専門性は、会社にとって大切な財産です。

問題なのは、その財産が、

「その社員だけしか使えない」

状態になっていることです。

優秀な社員が案件を獲得する
↓
その社員へ仕事が集中する
↓
さらに忙しくなる
↓
若手を育てる時間がなくなる
↓
ノウハウが共有されない
↓
属人化がさらに進む

という状態になると、会社の成長に限界が生まれます。

目指したいのは、

優秀な社員の仕事を見える化
↓
営業・提案を標準化
↓
成功ノウハウを共有
↓
開発・研修の提供方法を整理
↓
他の社員も成果を出せる
↓
既存顧客への継続提案を仕組み化
↓
社員の負担を平準化
↓
売上と利益を改善
↓
会社が継続的に成長

という好循環です。

人事評価制度を「社員へ点数をつける制度」ではなく、「会社の課題を社員全員で解決する仕組み」として活用することで、属人化解消と業績向上を同時に目指すことができます。

ご相談・お問い合わせ

「営業のできる社員に案件が集中している」

「案件ごとに提案や開発方法が違い、効率が上がらない」

「社員によって成約率に大きな差がある」

「開発や研修を一度の受注で終わらせず、継続的な売上につなげたい」

「優秀な社員のノウハウを会社に残したい」

「人事評価制度を会社の売上・利益向上につなげたい」

このようなお悩みがございましたら、まず現在の会社の中で「誰に、どの営業・技術・顧客対応ノウハウが集中しているのか」を整理するところから、丁寧にお手伝いいたします。

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よくあるご質問 FAQ

ブランディング戦略立案の仕事は、企業ごとに課題や方向性が異なるため、高度な提案力や企画力が求められます。