採用代行会社の社員の属人化の解決方法

ブランディング戦略立案の仕事は、企業ごとに課題や方向性が異なるため、高度な提案力や企画力が求められます。

採用代行の案件が増えても、利益が伸び悩むのはなぜか？

「新しい案件を受注したいけれど、担当できる社員がいない」
「採用活動の進め方が担当者によって違う」
「応募者の管理や面接の引き継ぎに時間がかかる」
「社員は忙しく働いているのに、利益が思うように増えない」

採用代行会社や採用支援会社の経営者の方で、このようなお悩みはありませんか？

採用代行の仕事では、求人作成、応募者対応、面接調整、選考管理、顧客への報告など、多くの業務が発生します。

さらに、顧客企業ごとに採用条件や選考方法が異なるため、担当者の経験や判断に頼りやすい仕事でもあります。

しかし、業務の進め方や採用情報が担当者ごとに分かれていると、案件が増えるほど管理や引き継ぎの負担が大きくなります。

その結果、社員が増えても生産性が上がらず、新しい案件を受注する余力が生まれにくくなります。

今回ご紹介するのは、大阪府で採用代行事業を行う従業員18名の企業です。

この企業では、採用管理や業績指標の一元化が進まず、業務の属人化と人手不足が経営課題になっていました。

そこで、選考プロセスの標準化、採用管理の共通化、AIを活用した業務効率化を改善目標に設定し、人事評価制度と連動させる組織改革に取り組みました。

その結果、社員の改善意識が高まり、売上4,000万円、利益2,200万円の増加につながりました。

お客様が抱えていた5つの経営課題

① 採用管理の方法が担当者によって異なっていた

採用代行では、求人掲載、応募者対応、面接調整、選考結果の確認など、複数の業務を並行して進めます。

しかし、応募者情報や選考状況の管理方法が統一されていないと、担当者以外が案件の状況を把握しにくくなります。

そのため、担当者が休んだ場合や案件を引き継ぐ場合に、確認や調整の時間がかかりやすい状態でした。

② 採用活動の成果を把握する仕組みが十分ではなかった

採用活動では、応募数、面接設定数、面接実施数、採用決定数などの指標を確認することが重要です。

ところが、こうした数値の管理方法が統一されていないと、どの工程に問題があるのかを把握しにくくなります。

担当者の経験や感覚だけに頼らず、採用活動の状況を共通の指標で確認できる仕組みが求められていました。

③ 人手不足によって案件対応の負担が増えていた

採用代行の案件が増えると、応募者への連絡、日程調整、選考管理、顧客への報告などの作業も増加します。

これらを担当者が個別に対応していると、社員の業務時間が不足し、新しい案件に対応する余力が生まれにくくなります。

人員を増やすだけでなく、既存の業務そのものを効率化する必要がありました。

④ 面接情報や選考内容の引き継ぎに時間がかかっていた

採用活動では、応募者の経験や希望条件、面接で確認した内容などを正確に共有することが大切です。

しかし、情報の記録方法が担当者によって異なると、引き継ぎ時に説明や確認が必要になります。

担当者が変わっても、必要な情報を分かりやすく確認できる仕組みづくりが課題でした。

⑤ 業務改善に取り組む時間を確保しにくかった

日々の応募者対応や顧客対応に追われると、業務の見直しや仕組みづくりが後回しになりがちです。

その結果、同じような確認作業や事務処理を繰り返し、社員の負担がなかなか減らない状態が続いていました。

業務改善を社員個人の善意に任せず、会社全体で継続する仕組みが必要でした。

採用代行会社で属人化が起こりやすい理由

採用代行の仕事では、顧客企業ごとに採用する職種、求める人材、選考基準、面接方法などが異なります。

そのため、経験豊富な担当者ほど、顧客企業の事情を理解し、柔軟に対応できるようになります。

これは会社にとって大きな強みです。

一方で、「この顧客のことは○○さんしか分からない」「この案件の選考状況は担当者に聞かないと分からない」という状態が増えると、特定の社員に仕事が集中します。

属人化が進むと、新人教育や案件の引き継ぎに時間がかかり、管理職の負担も大きくなります。

大切なのは、優秀な社員の経験や判断力をなくすことではありません。

その知識やノウハウを、他の社員も活用できる会社の仕組みに変えることです。

採用業務の属人化を解消する10の改善策

今回の企業では、サービスの標準化、業務マニュアル化、現場負荷の平準化を改善方針とし、社員の目標達成度を賞与に反映する人事評価制度を活用しました。

以下は、その改善方針をオーダーメイドスーツ事業の具体的な業務に落とし込んだ10の取り組み例です。

① 優秀な社員の接客・提案方法を見える化する

お客様へのヒアリング、商品提案、採寸前の確認など、成果を出している社員の行動を整理します。

他の社員も学べる形にすることで、会社全体の接客力向上を目指します。

② 営業から受注までの流れを標準化する

問い合わせ、来店予約、ヒアリング、提案、採寸、見積もり、受注までの基本的な流れを整理します。

担当者が変わっても、必要な確認を漏れなく行える仕組みをつくります。

③ 採寸や製作指示の情報共有を改善する

採寸情報、仕様、納期、注意事項などを分かりやすく記録し、関係者間で共有します。

情報不足による確認作業や手戻りの削減を目指します。

④ 受注から納品までの進捗管理を統一する

受注後の製作状況や納品予定を確認できるよう、進捗管理の方法を整理します。

特定の担当者に問い合わせなくても、必要な状況を把握しやすい体制を目指します。

⑤ 業務マニュアルを作成・改善する

接客、採寸、製作手配、納品、アフターサービスなどの業務手順を整理します。

すべてを画一化するのではなく、共通化できる部分と専門的な判断が必要な部分を分けることが重要です。

⑥ 新人教育の手順を統一する

新人が習得する接客方法、商品知識、採寸補助、顧客対応などを段階的に整理します。

教育内容を見える化し、ベテラン社員の指導負担を軽減します。

⑦ 特定の社員に集中する仕事を減らす

社員ごとの担当業務を確認し、複数の社員が対応できる仕事を増やします。

業務負担を平準化することで、受注増加にも対応しやすい組織を目指します。

⑧ 既存顧客へのフォローを仕組み化する

購入履歴、好み、過去の相談内容などを適切に管理し、継続的な提案につなげます。

担当者個人の記憶だけに頼らず、会社として顧客との関係を深めることが大切です。

⑨ 新しい販売チャネルへ対応できる体制を整える

対面販売以外の問い合わせや継続購入などにも対応できるよう、基本的な業務手順を整理します。

現場の負担を減らしながら、事業拡大の可能性を広げます。

⑩ 業務改善を社員個別の目標に設定する

接客方法の共有、業務マニュアルの改善、新人教育、作業時間の短縮などを社員一人ひとりの目標にします。

達成度を確認し、人事評価や賞与に反映することで、継続的な改善活動を促します。

人事評価制度を活用して改善が続く組織をつくる

採用業務の属人化を解消するために、経営者が「業務を標準化してください」「ノウハウを共有してください」と伝えるだけでは、十分に改善が進まないことがあります。

日常業務が忙しい社員ほど、目の前の案件対応を優先するためです。

そこで、会社の経営課題を社員一人ひとりの具体的な目標に設定します。

会社目標：属人化解消・生産性向上・利益改善
↓
部署目標：採用管理の共通化・選考業務の標準化
↓
社員個別目標：業務改善・情報共有・事務時間削減
↓
定期面談：改善活動と達成度を確認
↓
人事評価：会社への貢献を評価
↓
賞与：目標達成度を反映

この仕組みによって、社員は自分の案件を進めるだけでなく、会社全体の業務を良くすることにも意識を向けやすくなります。

「多くの案件を担当した社員」だけでなく、「他の社員も効率よく案件を担当できる仕組みをつくった社員」も評価することが大切です。

組織改革によって得られた成果

この企業では、人事評価制度を活用しながら、社員一人ひとりが会社の課題解決に取り組む仕組みづくりを進めました。

その結果、属人化解消に対する社員の意識が高まり、会社の課題改善が進みました。

確認された業績の増加額は、次のとおりです。

・売上：4,000万円増加
・利益：2,200万円増加

この事例で重要なのは、単に社員へ「もっと案件を増やしてください」と求めたのではないことです。

採用管理や選考業務の属人化という経営課題に着目し、その改善を社員個別の目標と評価につなげたことです。

なお、AI要約や自動化による削減時間など、個別施策ごとの定量的な効果は確認できていないため、上記の業績増加額を特定の施策だけによる成果と断定するものではありません。

※上記は個別企業の実績であり、すべての企業で同様の成果が得られることを保証するものではありません。

採用代行以外の企業にも活用できる組織改善

今回の考え方は、採用代行会社だけに限定されません。

・営業担当者ごとに仕事の進め方が違う企業
・案件が増えても対応できる社員が不足している企業
・顧客情報や業務ノウハウが特定社員に集中している企業
・新人教育や引き継ぎに時間がかかる企業
・社員が忙しく働いていても利益が伸びにくい企業
・業務改善を人事評価と連動させたい企業

人材紹介会社、採用支援会社、IT企業、Web制作会社、製造業、建設業、専門商社、サービス業など、幅広い業種に応用できます。

属人化解消とは、社員の専門性をなくすことではありません。

優秀な社員の経験や知識を会社全体で活用し、社員が安心して成長できる組織をつくることです。

より具体的な解決方法についての無料セミナーを開催しています

採用業務の属人化解消・人事評価制度についてのご相談

「案件が増えても対応が追いつかない」
「採用業務が担当者任せになっている」
「応募者情報や選考状況を共有できていない」
「社員の事務負担を減らしたい」
「社員が自ら改善に取り組む会社にしたい」

このようなお悩みをお持ちの経営者様へ。

当社では、経営心理学の考え方を活用し、会社の課題を社員個別の目標と人事評価につなげる組織改革をご支援しています。

単に人事評価制度を導入するのではなく、目標設定、管理職の面談、改善活動の進め方まで、会社の状況に合わせて取り組むことを大切にしています。

全国の企業様を対象に、営業、採用、制作、技術、顧客対応などの属人化解消と業績改善をご支援しています。

まずは、御社のどの業務に属人化が発生しているのか、一緒に整理するところから始めませんか。

ご相談はこちらからお送りいただけます。

よくあるご質問 FAQ

ブランディング戦略立案の仕事は、企業ごとに課題や方向性が異なるため、高度な提案力や企画力が求められます。